Napravili ste neučinkovite sastanke? Pošaljite ovih 8 pravila svom šefu

Oglas

Ogromna većina nas zna koliko iscrpnih sastanaka može biti i za naše vrijeme i za produktivnost. Ali ako je sastanak dobro organiziran (i dobro vođen), nema razloga da on ne može poboljšati produktivnost, smisao i moral svakog pojedinog sudionika.

Tamo ima puno sadržaja zašto mrzimo sastanke. Facebook je glasio napisano u trenutku potpune frustracije zbog propuštenih prilika, u cijelosti zahvaljujući loše organiziranom, naizgled besmislenom sastanku koji se povukao daleko više od predviđenog vremena.

Evo nekoliko pravila koja treba slijediti za bolje sastanke i osigurati da ne gubite svako vrijeme. Vjeruj mi.

Imajte svrhu i uvjerite se da ljudi o tome znaju

Ako jednostavno zovete sve zajedno da se ažuriraju ili da prigovaraju, to je predavanje. Predavanje nije sastanak. Ako trebate ažurirati sve, pošaljite e-poštu ili pošaljite svima na tim alat poput Zatišje koji olakšava grupnu komunikaciju Slack čini komunikaciju u grupi bržom i lakšomGrupne e-poruke mogu doista ubiti produktivnost. Vrijeme je da se klijenti e-pošte stave na odmor i koriste usluge suradnje poput novootvorenog Slacka.

Čitaj više . Ovo će biti daleko bolja upotreba svih vremena.

Ako ste u položaju u kojem vam je doista potreban sastanak (tj. Kada trebate nešto staviti u skupinu, razgovarati o stvarima, odskakati ideje oko itd.), Osigurajte da ima jasnu svrhu. Zašto, točno, spajate sve?

Loša svrha:"Da bi svi ubrzali ono što se događa".

Bolja svrha:„Da bismo prikupili ideje, postavili raspored i dodijelili sljedeće radnje svakom članu tima kako bismo mogli pokrenuti uspješno pokretanje proizvoda X360 do kraja ožujka“.

I molim vas, pobrinite se da svi sudionici upoznaju svrhu sastanka prije nego što se dogodi. Ako ljudi znaju koji će biti krajnji rezultati sastanka, veća je vjerojatnost da će se pripremiti, i nadam se da će razmisliti o nekim temama gore za raspravu, a ne razmišljati o letjeti.

Napravite jasnu, strukturiranu agendu

Vaša je svrha vaše odredište. Na dnevnom redu je vaša mapa puta za put do tamo. Bez ove mape puta sastanci često izmiču kontroli i odlaze iz teme i nigdje se neće donijeti toliko odluka koliko ste se nadali. Ako primijetite da vaši sastanci idu izvan teme, zaustavite tu raspravu i odnesite je što prije.

Strukturirajte dnevni red sastanka Jednostavno izradite programe sastanka pomoću očekivanja sastanka [iPad]Iako se nitko od nas ne raduje sastancima, na svu sreću postoje brojne korisne internetske i mobilne aplikacije, poput AgreeDo-a, koje olakšavaju zadatak planiranja sastanaka. Svi uspješni sastanci počinju ... Čitaj više pažljivo koristeći proizvod poput Ispunjavanje očekivanja (iPad) ili internetske alate poput MyCommittee i Minutes.io. Postavite strogi rok za svaku točku dnevnog reda, a pojedine ljude uputite se prema onome što se od njih očekuje. Ako želite da netko doprinese određenoj raspravi na sastanku, obavijestite ga! Na primjer:

dnevni red

1. Izjava o svrsi sastanka i pripreme (5 min)
2. Posmrtni ispit prošloga tjedna - što su bili naši KPI-ji (Kim je o tome trebao izvijestiti). Što je dobro prošlo? što nije? (15 min)
3. Ideje o tome kako možemo stvoriti svijest o sljedećem pokretanju (svi - molim razmislite o nekim idejama prije sastanka) - (15 min)
4. Odlučite se za 3 od tih ideja da biste ih više obrisali prije sljedećeg sastanka - (10 min.)
5. Dodjeljivanje sljedećih radnji svakom članu tima - (5 min)

Osigurajte da svi imaju ono što im treba

Bio sam se plašio razmišljati koliko vremena izgubim svake godine diljem svijeta zbog toga što se ljudi vraćaju na sastanke nespremne (uključujući neznanje kako voditi pravilne bilješke o sastancima Neka zapisnici rade: kako voditi učinkovite bilješke tijekom sastankaTo je vještina koju je malo ljudi usavršilo; savršene minute sastanka. Zapisnik događaja sprema vas za glavobolju sve dalje. Evo kako uzimate učinkovite minute u sastanku. Čitaj više ). Podijelite svoj dnevni red sa svim sudionicima barem nekoliko dana prije sastanka kako bi mogli sakupiti sve što se od njih traži.

Ako trebate određenog člana tima da nešto ponese, pobrinite se da shvati koliko je to važno jest i da se unaprijed ispisuje (po potrebi) kako bi se osiguralo da ne ostanu u redu za pisač. Posljednje što vam je potrebno su ispitanici koji se opraštaju - "O, oprosti, nisam ga imao prilike pripremiti - pripremit ću ga za sljedeći tjedan“. To nikome ne pomaže

Ako imate sastanak sa ljudima koji rade na daljinu, prvo pogledajte naš detaljni "Online vodič za sastanke Vodič za online sastanke: Softver i strategijaModerne videokonferencijske usluge jednostavne su za upotrebu i dostupne su gotovo svima koji imaju računalo ili pametni telefon. Sposobnost povezivanja i susreta s ljudima na mreži znači da više nismo ograničeni geografskim položajem. Čitaj više "Plus, pobrinite se da svi znaju kako koristiti onu alatku za konferencije koju odlučite koristiti. Prije sastanka pozovite ljude da provjere svoj mikrofon, web kameru i da osiguraju da imaju instalirane dodatke koji bi mogli biti potrebni za stvari poput Google+ Hangouts Savjeti o planiranju i održavanju učinkovitih sastanaka s Google HangoutsomUz današnju internetsku tehnologiju, održavanje internetskih sastanaka može biti i efikasno i isplativo, posebno ako ih unaprijed isplanirate i koristite alate za uštedu vremena. Posljednjih nekoliko mjeseci sudjelovao sam na mrežnim sastancima ... Čitaj više .

Pozovite samo ljude koji su potrebni

Nemojte pozvati cijeli tim samo da biste se osjećali kao veliki šef. Pozovite samo ljude koje trebate. Odnosno, ljudi koji su u stanju da vam pomognu u postizanju svrhe sastanka. Svi ostali mogu se kasnije ažurirati čitanjem zapisnika sastanka ili čavrljanjem sa svojim kolegama u prikladnijem trenutku.

Držite detaljne zapisnike

Koristite proizvod kao što je Agreedo (besplatno) to zadržite detaljne zapisnike Agreedo: Pišite i upravljajte minutama svog poslovnog sastanka za besplatno onlineVeć nekoliko tjedana tražim web mjesto ili aplikaciju koja se jednostavno koristi i koja bi mi omogućila da čuvam i pohranjujem zapisnike sastanaka. Tradicionalni pristup tekstualnom dokumentu više nije produktivan ... Čitaj više u koje se pouzdano možete vratiti i zapravo razumjeti. Ovaj alat omogućuje vam da vodite detaljne minute pomoću tipkovnih prečaca, pratite rezultate sastanaka (poput izvršenih zadataka) i dijelite te minute brzo i jednostavno sa svojim timom. Ako koristite iPad, možete pokušati MinuteTaker (7,99 USD) za izvješća o stručnim sastancima MinuteTaker i sastanci pomažu vam da napravite profesionalne iPad zapisnikeU svom besplatnom mrežnom vodiču za MakeUseOf na mreži, gdje sam dao nekoliko savjeta za planiranje i održavanje sastanaka putem interneta, naveo sam i nekoliko minuta uzimanja aplikacija. Dok nas je vrlo malo ... Čitaj više .

Kada ljudi pročitaju ove zapisnike, provjerite glavne točke / sažetke onoga što se razgovaralo i o čemu odlučeno je, kao i brzo se moći vratiti ovaj dokument kako bi znali što oni sami moraju učiniti Sljedeći.

Isključivanje nije uvijek bolje od uključivanja

Znam da sam (samo) spomenuo da sastanku trebaju prisustvovati samo oni koji su stvarno potrebni, ali svaki tako često uključite sve na neformalniju sesiju pekmeza, gdje možete sve ideje odskakati, razgovarati o tome što bi moglo poboljšati organizacija.

Iskoristite ovo kao priliku za izgradnju jačeg tima. Učinite to preko obroka ili piva. Ponesite neku ukusnu hranu u ured i privijte svima da vam uzmu sat ili dva da bi došli bolje poznavati svoje kolege, a svi zajedno rade na poboljšanju neke tvrtke cijela. Opet, imajte svrhu i dnevni red, ali pokušajte učiniti ove vrste okupljanja neformalnijim, manje strukturiranim, ali još uvijek s općenitom temom, poput "Učinkovitija organizacija" ili "Ideje o tome kako možemo preinačiti".

Dodijelite Obriši "Sljedeće stavke radnje"

Prije nego što završite sastanak, provjerite jesu li svi u sobi točno znali što trebaju poduzeti sljedeće, kao i njihov vremenski raspored. Ovo je trik koji je David Allen uistinu gurnuo u svojoj fantastičnoj knjizi "Obavljati stvari‘. Na kojem god projektu netko radi, pobrinite se da postoje jasne sljedeće akcije koje treba poduzeti kako bi se ovaj projekt kretao prema naprijed.

Da ponovim, ovo treba biti specifična akcija (ili skup radnji), sa strogim rokom, a ne samo široka ideja koju treba učiniti „što prije“. Na primjer

Loša sljedeća radnja:"Sažetak pokretanja prošlog mjeseca".

Bolja sljedeća radnja:"Sastavite proračunsku tablicu (s nekoliko korisnih grafikona) na kojoj su prikazani naši KPI-i iz ukupnog razdoblja pokretanja. Podijelite to sa timom za pokretanje, zajedno s time da pošaljete kratki e-mail s objašnjenjem kako mislite da je lansiranje prošlo. Molim vas da to učinite do četvrtka ”.

Pitajte za povratne informacije

Mnogi ljudi oprezno kritiziraju svoje nadređene ili kolege, pa nakon svakog sastanka tražite ljude da ostave anonimne povratne informacije putem internetskog obrasca (postoji popis besplatni online alati za istraživanje To je ono što svi kažu: 5 besplatnih alata za učinkovite online anketeNeko vrijeme ne biste imali mnogo izbora od toga koju uslugu ankete koristiti, ali danas postoji mnogo toga za izabrati. Koji je najbolji za vas? Čitaj više ovdje). Otkrijte što su ljudi mislili o sastanku - je li predugo trajalo? Je li im to bilo korisno? Jesu li se njihovi pogledi slušali? Kako bi se sastanak mogao poboljšati sljedeći put?

Bez obzira na povratne informacije, ne zaboravite ih. Razvijte svoje sastanke kako biste bili sigurni da dobro funkcioniraju za sve koji su uključeni.

Općenito, slijedeći ova jednostavna pravila kako biste bili sigurni da su vaši sastanci dobro pripremljeni i dobro vođeni, moći ćete kako biste skratili duljinu i povećali učinkovitost svojih sastanaka, a da pri tome zadržite svađu svoju frustraciju minimum!

A ti? Da su vaši sastanci vođeni ovako više, mislite li da bi bili učinkovitiji?

Kreditna slika: Woodleywonderworks, sastanak tima, putem Flickr-a