Oglas
Prije ili kasnije, svačija poštanska pretplata za Gmail postaje velika nered. Postoji puno trikova kako se nositi s preopterećenjem e-pošte, ali postoji jedan desni ispod nosa koji možda ne koristite: dobre dobre Gmail naljepnice.
Etikete postoje već odavno, tako da su gotovo postale slijepe točke za mnoge od nas. Korisnik sam Gmaila od njegovog postanka, no do nedavno nisam koristio oznake. To je u potpunosti promijenilo način na koji pristupim e-pošti i konačno mi je pomoglo da ukrotim poštu.
Uspješna upotreba naljepnica ovisi o nekoliko glavnih načela produktivnosti, baš kao i bilo koji sustav upravljanja obavezama. Evo trikova koji su mi pomogli i koji mogu pomoći i vama.
Etikete ne bi trebale učiniti da razmišljate
Primjena naljepnice treba biti mehanička; radnja koju poduzimate na temelju etikete trebala bi biti mehanička.
Ovo je možda najvažniji dio upotrebe naljepnica u Gmailu. U početku ćete biti u iskušenju da smislite dugačak popis naljepnica. "Svaki je zadatak ili adresa e-pošte jedinstvena", reći ćete sebi. Izbjegavaj upadati u ovu zamku. Što više naljepnica imate, više vas tjera da razmišljate, više vam treba vremena. Moraš
aktivno umor od borbenih odluka Kako formirati novu naviku kad se čini da je previše teško nastavitiNavike se ne formiraju preko noći. Svake godine donosimo ove rezolucije koje zahtijevaju velike promjene. Ako želite novu naviku, morate biti spremni za zamke i kako ih prevladati. Čitaj više , to bi trebalo biti oznake.Imajte što manje naljepnica. Svaka etiketa treba služiti jednoj svrsi. Kao pravilo palca koristite ove primarne naljepnice i dodajte još pet koji su specifični za vaše radne potrebe.
Pet glavnih oznaka: danas završeno, čekanje, zadatak, odgovor
Nekoliko stručnjaka za pristiglu poštu preporučuje ujutro svakodnevno skeniranje e-pošte Kako pobijediti ovisnost o e-pošti tako što ćete pratiti navike u pristigloj poštiE-pošta vam otima vaše dane, a pri tom je lukava. Možete povratiti kontrolu nad svojim vremenom. Doznajte koliko vremena trenutno posvećujete e-pošti i ukradite je natrag. Čitaj više , tako da znate što učiniti sa svakom e-poštom. Tretirajte ovo skeniranje kao vrijeme za uređenje mape pristigle pošte, baš kao da biste uredili svoj popis obaveza.
nulta pravila upravljanja e-poštom: ako možete izbrisati, obrišite ga. Za poruke koje ne možete izbrisati obično ih možete kategorizirati s ovih pet glavnih oznaka:
- Danas: Označite to na bilo kojoj e-pošti koja danas treba poduzeti. U redu je ako je e-pošta danas označena kao i nešto drugo; poanta je znati da se ova e-pošta odnosi i danas.
- Napraviti: Ako e-pošta ima projekt ili zadatak koji trebate obaviti danas, označite ga ovom naljepnicom. Ključna točka: Zadatak treba biti više od pukog odgovora na tu e-poštu. Možete pokušati spojiti ovo sa Poredani da biste Gmail pretvorili u ploču sa zadacima poput Trello-a Pretvorite Gmail u ploču sa zadacima poput Trello-a sa sortiranomU modernoj radnoj snazi e-pošta se često pretvara u vaš popis zadataka. Eto, sada možete dobiti organizaciju u stilu Trello izravno u Gmailu s novim Chromeovim proširenjem, Sortd. Čitaj više .
- Odgovor: Označite to na bilo kojoj poruci e-pošte na koju je potreban odgovor. Dakle, poruka e-pošte mogla bi biti označena "Danas + zadatak + odgovor", što znači da sadrži zadatak koji nije e-pošta, a na njega treba odgovoriti do kraja dana.
- Čekati: Označite to na bilo kojoj e-pošti gdje vam je važno, ali morate pričekati da druga osoba poduzme nešto. Ovaj sam trik pokupio od osnivača ActiveInboxa Savjeti Andyja Mitchella o upravljanju preopterećenjem e-pošte Kako se nositi s preopterećenjem pristigle pošte i popisima obaveza u e-porukamaE-pošta nije samo komunikacija, ona također uvelike diktira vaš popis obveza. Razgovarajmo o najboljim savjetima za povezivanje pristigle pošte s našom produktivnošću s Andyjem Mitchelom - osnivačem ActiveInboxa. Čitaj više .
- Gotovo: Najvažnija etiketa. Bilo koju adresu e-pošte u kojoj više ne morate unijeti označite kao Gotovo. Nisam obožavatelj brisanja e-poruka jer više volim da imam papirnati trag; pa čak i ako arhivirate e-poštu, odgovor od pošiljatelja vratit će ga u vašu poštu. Treba vam ono "Gotovo!" etiketu - posebno ako ste ljubitelj metode produktivnosti Popisa gotovih.
Etikete su sjajne kao placebos!
Kad god sam dobio novu obavijest e-poštom, moj prvi instinkt bio je otvaranje, čitanje, odgovor ili brisanje. Bilo je to razorno za moj tijek rada. Ali ta će me neprihvaćena obavijest smetati, pa sam na kraju prekinuo sve što radim kako bih je riješio.
Sada samo primjenjujem etiketu i vraćam se na posao. Kasnije se obraćam e-poštom, nakon što se završi moj trenutni posao. Primjena naljepnice pruža mi mentalno zadovoljstvo interakcijom ili adresiranjem e-pošte, bez trošenja vremena koje bih inače imao.
Oznake su fantastičan placebo za one koji obavezno moraju učiniti nešto u vezi s dolaznim porukama e-pošte.
Naljepnice trebaju biti lagane za pristup, primjenu i prepoznavanje
Gmail ima obilje alata za izradu naljepnica što je moguće više prilagođenih korisnicima. Potrošite malo vremena prilagodbe izgleda naljepnica, to će povećati vašu upotrebu.
Ići Ikona prijenosnika> Postavke> Oznake da biste vidjeli sve svoje oznake i njima upravljali. Evo, također preporučujem skrivajući većinu ostalih predmeta koje vidite u lijevoj bočnoj traci Gmail nadograđuje oznake pomoću dvaju proširenja laboratorija [Vijesti] Čitaj više , poput Poslane pošte, Nacrti, Važno, Kategorije, Krugovi i još mnogo toga. Ako se vaše oznake prvo pojave, lakše ih je uočiti i povuci i ispusti na e-poruke.
Također, u boji kodirajte svoje naljepnice. Kliknite sićuši padajući izbornik na bilo kojoj naljepnici da biste odabrali boje. Jednostavne boje primijenjene na vaše primarne naljepnice pomoći će vam da ih lako identificirate. Koristim zelenu naljepnicu za "Sastavljeno!" - zadovoljan je pogled i znam da se više ne moram gnjaviti s tom e-poštom. Slično tome označavam i "DANAS!" naljepnica sa svijetlo crvenom tako da uvijek privlači moju pažnju.
Nema ekstenzija, bez nabora
Ljepota naljepnica je u tome što su ugrađene u Gmail. Ne trebaju vam nikakva proširenja za žvakanje RAM-a koja možete koristiti na Chromeu, ali ne i na mobilnoj aplikaciji Gmail. Izvrsno funkcionira kad god otvorite poštu. Najbolji sustavi produktivnosti su oni koji vam izmaknu, a to su i oznake.
Ako imate trik za učinkovitiju upotrebu oznaka u Gmailu, rado bismo ih čuli! Izbacite svoje prijedloge u komentare ili postavite bilo kakva pitanja.
Slikovni krediti: Kairo
Mihir Patkar piše o tehnologiji i produktivnosti kada ne gnjavi dok gleda ponovno trčanje.