Izbjegavajte ubojstvo pomoću PowerPointa: Kako vaše prezentacije učiniti atraktivnim i nezaboravnim

Oglas

Jeste li ikad radili na PowerPoint prezentaciji? Naravno da jesi. Ako biste rekli "ne", nazvao bih vas lažovom. U redu, to može biti ekstremno. Ali većina nas ima, zar ne? Rekao bih tako. Dakle, u čemu je moja poanta? Moja poanta je da je ovdje većina nas stvorila PowerPoint i napravila prezentaciju (ili će u nekom trenutku biti), a ipak je to vjerojatno jedna od loše odrađenih stvari na računalu.

Prezentacije sam vidio kako su ih obavili na fakultetu i instruktori, bilo bi najmanje neugodno. Od smiješno dugačkih dijapozitiva instruktora do studenata koji su izgledali kao da ne znaju kako čitati (što uopće nisu trebali raditi). Loše prezentacije PowerPointa epidemija je obrazovanja koja se zatim nastavlja na radnom mjestu. Naravno, ne radi se samo o samom PowerPointu, već io prezentatorima i tome koliko dobro govore i prenose informacije. I ja ću se tako dotaknuti.

Započnite s nacrtom

Baš kao i prilikom pisanja izvještaja, korisno je odrediti određene točke. Obično je to samo za vas kako biste srušili svoje misli. U PowerPointu, međutim, lijepo je za vašu publiku da vidi kroz što će preći prezentacija. Povezuje ih malo više i drži ih zainteresiranim, pogotovo ako je na vremenskoj traci bilo nešto što ih je zaintrigiralo. Okvir je jednostavan i sastoji se samo od točnih stvari koje namjeravate prikriti. Ponekad je u redu malo je detaljnije i proširiti obris kako bi se pružilo više informacija o podtemama koje će biti obrađene. To, međutim, ovisi o temeljitosti vašeg izlaganja i zahtjevima određenog sadržaja koji pokrivate. Ispod je primjer izlaganja u prezentaciji koju sam napravio o sigurnosti računala.

Budite dosljedni temi i nacrtu

Nekoliko je aspekata svodeći distrakcije na minimum i biti dosljedni svojoj temi i rasporedu tijekom PowerPointa zasigurno glavni igrač u tome. Ne želite stvarati nikakve misli koje bi promijenile fokus publike na vaš sadržaj i ono što govorite. To možete učiniti ne samo održavanjem teme dosljedne (koja je prilično izravna), već i izgledom. Na primjer, ako jedna tema zauzima dva dijapozitiva, obavezno označite drugi slajd i dodajte "(nastavak)" na kraju naslova. To će brzo pokazati publici da ste na istoj temi, unatoč prebacivanju slajdova i zadržati usredotočenost na temu, umjesto da se zapitate o čemu se može slati.

Zaboravite na Clip art, lude zvukove i fantastične prijelaze

Što se tiče distrakcija, ovo je još jedan veliki igrač. Neke vizuale mogu biti dobre. Međutim, nevažni vizualni prikazi ili zvukovi (zapravo samo bilo koji zvukovi) i ludi prijelazi ne samo da odvlače pažnju publici, već i to što PowerPoint čini manje profesionalnim. Preporučio bih vam da se držite podalje od većine ovih, kao što je ova zelena-ish-žuta, pahuljasta stvar ispod.

Na faksu sam imao instruktora koji voljen sve ove stvari. Osjećam da je trebala podučavati / podučavati Dječji vrtić, ako vam to daje bilo kakvu ideju o tome kakva je bila ona (i njezine prezentacije).

Ne čitajte svoju PowerPoint. Razdoblje.

Stvarno? Još uvijek čitate svoje PowerPoints? Zaista se nadam da nemaš. I da vas ne uvrijedim ako to učinite, ali trebate prestati - za dobro čovječanstva. U redu, sad kad završim s rušenjem vašeg dostojanstva, dopustite mi da vas pitam ovo: jeste li ikad slušali kako netko nešto čita? Ako jesu stvarno dobro u tome, kao što to traže neke profesije, jedva da možeš reći. Ali ako su prosječni poput većine nas, to zvuči monotono i nepristojno. Ne želite da drugi to misle o vama? Ovo se vraća zašto dajete prezentaciju u prvom redu. Daješ li to zato što ti imati do? Jer uživate u temi? Ili zato što želite da publika upije što više znanja i sadržaja kako bi ostvarila pozitivne promjene? Možda ih je nekoliko, ali nadamo se da je posljednja jedna od njih, jer ako ne, nećete prenijeti sadržaj na kojem ste toliko naporno istraživali i sastavili na način da vaša publika bi uživajte u učenju i primjeni.

Napokon, nema razloga za čitanje onoga što publika može jasno vidjeti. Vaš je cilj prezentatora širenje izvan PowerPointa. PowerPoint je jednostavno vodič i opsežan okvir koji će publika pratiti tijekom vaše prezentacije.

Isporuka sadržaja jednako je važna kao i sam sadržaj. Evo rješenja koje sam pronašao za ovaj problem, a to mi odlično djeluje. Nakon stvaranja PowerPointa, prođite kroz njega i stvorite skriptu. Skripta se može sastojati od svega što želite od obrasca ili sažetka prezentacije do potpune imitacije onoga što namjeravate reći. Kroz skriptu uključite gdje će se dogoditi prijelazi slajdova tako da prilikom prezentacije nećete zaboraviti promijeniti slajdove. U redu je pogledati prema dolje za čitanje, ali trebali biste već donekle shvatiti što ćete reći.

Dođite do Točka I ubiti Sagu

To je druga strana da ne pročitate ono što ćete reći. Teško je pružiti smislenu prezentaciju svaki put kad pročitate sve što trebate učiniti (za to je skripta). Ali tu skriptu ne stavljajte u slajdove. To bi vam moglo zvučati kao zdrav razum, ali ja sam imao instruktora čiji su slajdovi bili tako prepuni, trebalo je dugo da se od njih dobiju glavni bodovi i važne informacije. Prilično frustrirajuće kada pokušavate studirati. Ali ne radi se samo o učenju - kako o radnom mjestu kada vaš PowerPoint mora biti izvor drugima? Ne žele odvojiti vrijeme za istraživanje njihovih dijapozitiva. Dakle, kao što naslov kaže, prijeđite na stvar - ona se zove MoćTočka s razlogom, a ne "PowerSaga."

Koristite medije, ali kvalitetne medije

Ranije sam govorio o tome da ne koristim lude slike, poput Clip Art-a ili drugih ometajućih medija. To ne znači da ga uopće ne možete koristiti. Fotografije, videozapisi, čak i audioisječci imaju svoje mjesto kada je relevantno. Ključna riječ tamo. Nemate slučajnu fotografiju samo da biste popunili prostor. Umjesto toga, pronađite nešto što se odnosi na ono o čemu govorite. Dobra je prednost ako dodate kvalitetu onome što već govorite, ali ako je samo to da klizač postane malo manje sterilan, to je također u redu. Samo budite sigurni da je relevantno za ono što pokrivate i nećete oduzeti fokus publike.

Iskoristite resurse koji su vam dostupni

Možda je bilo vremena kada ste imali ideju za nešto što želite učiniti, ali niste imali znanje kako to implementirati u PowerPoint. Ne zaboravite na jednostavno pretraživanje interneta. Naravno, na Microsoftovoj web stranici postoji puno savjeta i informacija i to je sjajan resurs za stvari poput ove. Ali čak i brzo pretraživanje na vašoj željenoj tražilici dobit će fantastične rezultate, jer je vjerojatno netko drugi koji se pitao isto i pronašao rješenje.

Sve ovisi o vama, voditelju

Privlačenje pažnje publike pri pokretanju presudno je za uspjeh vaše prezentacije i utjecaj koji će imati na njih. Započnite s privlačnom linijom, intrigantnom statistikom ili pitanjem kako potaknuti njihovu znatiželju. Jednom kada ga imate morate je održavati. To radite slijedeći prethodno spomenute savjete i još jednu stvar: vibru koju odašiljete. Jesi li nervozan? Ili ste opušteni i sami? Trebate biti posljednji, ma što to moglo biti. Ne brinite ako smatrate da vaša osobnost nije dovoljna za sadržaj koji predstavljate - nemojte pokušavati promijeniti. Umjesto toga, vjerujte svojim instinktima i budite ono što jeste. Na primjer, ako ste smiješni, tu i tamo ubacite vlastiti humor. Ili ako ste ozbiljniji, učinite to umjesto toga. Ključ je prenošenje povjerenja u sebe, svoj rad i sadržaj koji prezentirate.

Praksa. Praksa. Praksa. (I nemojte to odlagati)

Pa kako možeš biti siguran u te stvari? Jednostavno - vježba. Cijelu prezentaciju (ne vaš PowerPoint) trebali biste upamtiti. To će poboljšati protok informacija, prikazati povjerenje, spriječiti suhe prezentacije (monotone) i čitanje dijapozitiva i bolje privući pažnju publike. Ako ovo isključite samo ćete povećati negativnosti i smanjiti pozitivne rezultate. Dakle, nemojte odlagati i ostati ispred igre.

Doh! Upravo ste spremili PowerPoint na samo jednom mjestu - jedinom flash disku koji ste imali. I na putu u zgradu bacili ste je u lokvu od blata. Nadam se da to i dalje radi - vaš posao / ocjena i drugi ljudi se oslanjaju na vas. Ako vam se to nikada nije dogodilo, svi znamo nekoga kome se to dogodilo. To je zdrav razum, to i učinite! Besplatno je (uglavnom) i zapravo nema razloga da to ne učinite, osim vlastite lijenosti - što je samo patetično i dopuštate mu da vam smeta. Znate da biste požalili u onim vremenima kada niste napravili sigurnosnu kopiju ako vam se dogodilo nešto takvo, pa zašto ne spriječite sav taj stres i jednostavno učinite stvari od samog početka.

Postoji nekoliko načina da se to postigne. Prvo treba imati više lokacija iste datoteke u različitim izvorima. Dakle, ako imate datoteku na računalu, stavite je i na flash pogon. Ako namjeravate umetnuti samo flash pogon za spajanje na drugo računalo da biste održali prezentaciju, pokušajte koristiti oblačnu uslugu Dropbox vs. Google Drive vs. OneDrive: Koja je pohrana u oblaku najbolja za vas?Jeste li promijenili način razmišljanja o pohrani u oblaku? Popularnim opcijama Dropboxa, Google diska i OneDrivea pridružili su se i drugi. Pomažemo vam odgovoriti koju uslugu pohrane u oblaku trebate koristiti. Čitaj više kao što su Dropbox, SugarSync, SkyDrive ili Google Drive. Postoji i mnoštvo drugih usluga, ali to su moji preferirani izbori, SugarSync mi je osobni favorit SugarSync: najprikladnija usluga besplatne sigurnosne kopije i sinkronizacije datotekaIzrada sigurnosne kopije datoteka nije novi razgovor ili tema na bilo koji način. Ako u Googleu tražite "sigurnosnu kopiju datoteke", vjerojatno ćete biti preplavljeni uslugama i člancima o toj temi. To je velika ... Čitaj više . Druga je mogućnost imati prijenosni tvrdi disk i flash pogon (ili dva iste vrste uređaj), na taj način ako niste sigurni u pouzdanost internetske veze, još uvijek imate sigurnosna kopija. Nisam izbirljiv kako podupiraš, jednako dugo kao i ti čini I je pouzdan.

U Dodatku, spremite dok kucate vaš PowerPoint i skripta prezentacije. Imenujte datoteke od početka, a zatim jednostavno koristite "Ctrl + S" dok upisujete. Ne mogu prebrojati koliko sam puta to učinio u ovom članku. Čak i ako mislite uštedjeti srednjovječnost - samo učinite. Treba samo sekundu i štedi sati frustracije.

Zaključak

Za ponovno sazivanje, zapamtite da možete učiniti mnogo stvari kako biste PowerPoint učinili ugodnijim za čitanje i jednostavno razumijevanje. U skladu s tim, ostalih 50% težine određuje se kvalitetom prezentacije materijala. Oboje moraju biti u skladu kako bi privukli i zadržali pažnju publike kako bi osigurali da u potpunosti shvate sadržaj na kojem ste toliko naporno pripremali. Ali tu se ne prestaje. Sadržaj morate usmjeriti na potrebe i interese publike. Ako vam to nije poseban interes, možete to nadoknaditi kroz područja predstavljanja samog sadržaja pomoću analogija kako biste ih povezali s njima što je više moguće i svojom osobnošću. Te stvari u kombinaciji s povjerenjem koje ste stekli neprestanim proučavanjem prezentacijskog scenarija osigurati će vašu publiku zaintrigiranu. Na kraju, ne zaboravite na sigurnosnu kopiju. Može vam se činiti gnjavaža, ali samo zapamtite da je puno više toga kad morate ponovno stvoriti sve što ste izgubili.

Više korisnih savjeta potražite u 10 PowerPoint savjeta za pripremu profesionalne prezentacije 10 PowerPoint savjeta za pripremu profesionalne prezentacijeKoristite ove Microsoftove savjete za PowerPoint kako biste izbjegli česte pogreške, zaokupili publiku i stvorili profesionalnu prezentaciju. Čitaj više napisao Tina i 10-20-30 pravila PowerPointa Guya Kawasakija.

Kreditna slika: Ruka se probija kroz bijelo preko Shutterstocka | Žuta igračka preko Shutterstocka | Slatka kompozicija Furry FerretConcentration putem Shutterstocka | Ilustracija biznismena preko Shutterstoka