Kako pretvoriti Gmail u uređaj za obavljanje više zadataka (1. dio)

Oglas

U današnjem svijetu, efikasna obrada velikih količina informacija neophodna je vještina za svakoga tko treba pratiti više od jedne stvari u isto vrijeme - to jest svi. Budući da je e-pošta najopćenitiji oblik komunikacije, to je kanal kroz koji prolaze svi aspekti našeg života. To je razlog zašto je učenje kako razvrstati u količine e-pošte s minimalnim naporom, odvajajući se od must-read (čitanja) mogu se preskočiti i integriranje e-poruka u vaš popis obaveza ili kalendara tako je kritično za poticanje produktivnost.

U sljedećim savjetima pokazat ću vam nekoliko načina za pojednostavljenje pregledavanja e-pošte, organiziranje e-poruka u Gmailu i pretvaranje Gmaila u uređaj za obavljanje više zadataka. Imajte na umu, moj način organizacije zahtijeva puno postavljanja i malo navikavanja, ali s obzirom na to koliko će vaš e-mail biti integriraniji u vaš život, vrijeme provedeno bit će vrijedno to.

Prvo stvari

Prvi i najvažniji aspekt obnavljanja pristigle pošte je zaustavljanje priliva smeća. Započnite odjavom pretplate na sve biltene koje ne čitate svakodnevno i filtrirajte tvrdoglavi (za koje ne možete pronaći vezu za odjavu pretplate) za automatsko brisanje (ovo ću više opisati u 2. dio). Tada možete započeti s brisanjem mape pristigle pošte.

Ako imate gomilu nepročitanih poruka koje nikad ne planirate čitati, Gmail pretraživanje ima korisnu funkciju koja može izolirati sve vaše nepročitane poruke. Jednostavno idite do okvira za pretraživanje i utipkajte ” je: nepročitano "I kliknite Pretražite poštu, i trebali biste vidjeti sve svoje nepročitane e-poruke. Zatim možete obrisati sve ili samo selektivno izolirati svakog pošiljatelja i baviti se pripadajućom e-poštom za koju smatrate da je prikladna.

Prije nego što počnemo s konfiguriranjem nadograđene mape pristigle pošte, trebat će vam Better Gmail Extension, koju je napisala Gina Trapani u Lifehackeru.

1. Bolja konfiguracija usluge Gmail 2

Ovako sam postavio svoje mogućnosti Better Gmail 2. Naravno, vaše možda nije potpuno isto kao i moje, ali ovo postavljanje funkcionira s ostatkom moje konfiguracije sasvim u redu. Imam "Podržite ovaj dodatak putem Amazona”Omogućeno jer pomaže donirati malo novca kako bi se ova aplikacija razvijala svaki put kada kupujete na Amazonu. Obavezno jesi Sakrij oznake u retku poruke potvrđeno, osim ako ne želite vidjeti svoje naljepnice prije retka naslova svake pojedine e-pošte. Vrlo je važno provjeriti Folders4Gmail, kao što ćete vidjeti u točki 3.

Sada ćemo prijeći postavke laboratorija Gmail, a to je maleni zeleni čašica koja bi se trebala nalaziti lijevo od vaše postavke Postavke u gornjem desnom kutu vaše Gmail stranice. U laboratorijima obavezno omogućite Brze veze, the Označi kao gumb za čitanje, Višestruki pretinac pristigle pošte, Automatsko dovršavanje pretraživanja, Gadget Google kalendara, i Dodajte bilo koji gadget prema URL-u. Objasnit ću što ćete učiniti sa svakim od ovih kasnije.

2. Konsolidacija e-pošte

Važan dio u pojednostavljivanju postupka e-pošte je osiguravanje da sve vaše e-poruke dolaze kroz jedan tok. Za neke to znači korištenje Thunderbirda ili Outlooka, a za ovog pisca to znači usmjeravanje cijele moje e-pošte u Gmail. Jack Cola napisao je sjajan članak o uvozu pošte s Hotmaila ovdje Kako pristupiti Hotmail porukama e-pošte s vašeg Gmail računa Čitaj više i možete pronaći upute za uvoz iz Yahoo-a (postupak ostalih usluga je isti) ovdje, iako se u ovom trenutku čini kao da je YMMV s Gmailovom funkcijom uvoza e-pošte.

Sada kada ste postavili sve svoje internetske račune za uvoz u Gmail, vrijeme je da Gmail postavite kao zadani mailto: handler. Tina je u svom članku napisala vrlo koristan savjet, Neka Gmail postane zadani klijent za radnu površinu Neka Gmail postane zadani klijent e-pošte za radnu površinu (Windows) Čitaj više , za postavljanje mailto: veza za otvaranje s Gmailom u Firefoxu. Idite na>Alati> Opcije> Aplikacije karticu i upišite>mailto u polje> Pretraživanje. NE pogodite enter, odgovarajući izbor pojavit će se automatski. Radnju za veze za poštu možete odabrati na padajućem izborniku> Akcija. Možete ga postaviti da otvori Gmail. "

3. Postavljanje naljepnica

Prije svega, provjerite je li Folders4Gmail označen u Better Gmail 2. To vam omogućuje da koristite simbol '/' za označavanje ugniježđenih naljepnica u Gmailu. Za označavanje koristim modificirani pristup GTD-a: Imam a [Gmail] / radnja etiketa i a [Gmail] / Hold oznaku koju dodijelim e-porukama na koje moram odgovoriti ili unosim u svoj raspored, i e-porukama na koje čekam odgovor.

Zatim možete krenuti dalje u GTD i postaviti kontekstne podmape za svoje Radnja možete raditi ono što ja radim, a ostatak vaših etiketa ostavite kao kategorije u kojima se mogu slati vaše e-poruke (imam Financijska pomoć, klase, itd).

Sada, što možete učiniti, otvorite karticu Oznake u odjeljku Postavke i tamo ćete moći postaviti oznake koje želite da se prikazuju na bočnoj traci. Ako ne želite ništa onemogućiti, vjerojatno želite pristupiti Sva pošta ili Sa zvjezdicom poruke, opet, nema straha! Tu dolazi značajka Automatsko dovršavanje koju smo prethodno uključili. U okvir za pretraživanje upišite "sa zvjezdicom" i trebali biste vidjeti padajući popis koji uključuje unos "je: Označeno zvjezdicom„. Ako to pretražite, vidjet ćete sve poruke sa zvjezdicom. To možete učiniti s bilo kojom drugom oznakom sustava.

Sada ste naučili malo o tome kako konfiguriram svoj Gmail na više zadataka. Naučili smo malo o oznakama, značajkama laboratorija, upotrebom proširenja Firefoxa zajedno s Gmailom i uvozom e-pošte s drugih usluga u Gmail. U drugom dijelu prikazat ću malo više o naljepnicama, ali u vezi s postavljanjem filtera za određene oznake. Razgovarat ću i o postavljanju bočne trake s vašim omiljenim upraviteljem popisa obaveza, brzim vezama i Google kalendarom te upotrebom više mapa pristigle pošte da biste pratili što trebate odgovoriti.

Kako pratiti priljev pristigle pošte? Bilo koji vlastiti savjet da pomognete drugim čitateljima da organiziraju sve svoje e-poruke? Javite nam u komentarima!