Kako odgovoriti na sve poruke e-pošte na pravi način: inline

Oglas

1971. prvi je e-mail ikad poslan s jednog računala na drugo. Sada, 269 ​​milijardi e-mailova šalju se svaki dan.

Nemoguće je zamisliti koliko su ove poruke e-pošte nepotrebne. Koliko ih služi samo da uzrokuju veću zbrku. Da bi sakupili još više pažnje i strpljenja svojih primatelja.

Ali jedno je sigurno: ako bi pokrenulo više ljudi učinkovito odgovaranje na e-poruke 5 alata za pisanje boljih poruka e-pošte koje će ljudi čitati i odgovarati na njihPisanje nije svačija šalica čaja. Ali ne trebate biti sjajan pisac kako biste poslali sjajnu e-poštu. Sve što trebate je nekoliko alata za osiguranje kvalitetnih poruka. Čitaj više , svi bismo bili zatvoreni u pristigloj pošti malo manje i naši tjeskoba putem e-pošte Kako savladati anksioznost u primljenoj poštiToliko e-mailova, tako malo vremena. Osjećate li se tako kada je u pitanju upravljanje pristiglom poštom na Gmailu? Pokazujemo vam jednostavne postavke i korisne alate za organiziranje i pristiglu poštu u Gmailu i otpornu na stres. Čitaj više bilo bi malo manje iscrpljujuće.

Najočiglednije rješenje ovdje nije samo "redovno odgovaranje", već inline odgovaranje propisno. Redovito odgovaranje odgovara odgovoru u glavnom dijelu e-pošte, a ne da pišete svoju e-poštu ispočetka.

Inline odgovaranje nešto je što većina nas već povremeno radi. Ali trebali bismo odgovarati usputno daleko češće. I to bismo trebali raditi s nekoliko pravila na umu kako bi se te komplicirane teme e-pošte organizirale i lako slijedile.

Odgovaramo na pogrešno adresu e-pošte

Suprotnost inline odgovora je ono što se često naziva "gornja objava". Ovdje stižete odgovor na e-poštu i jednostavno započinjete tipkati na vrhu tekstnog okvira. Ovako je sastavljena većina današnjih e-poruka. No osim ako se ne bavite krajnje jednostavnim razgovorima e-poštom, objavljivanje na vrhu može uzrokovati sve vrste problema.

Prvo, kad vrh objave, povratak na izvornu e-poštu postaje velika gnjavaža, što uključuje listanje po e-pošti po e-pošti da biste pronašli ono što tražite. Zatim ćete se morati pomaknuti prema dolje do e-pošte koju sastavljate da biste parafrazirali ono što ste upravo pronašli, izvan konteksta i često nedostajuće istaknute točke.

Ponekad primatelj može odgovoriti na vašu e-poštu u potpuno novoj niti e-pošte, što znači da se vaš razgovor sada odvija u dvije ili više zasebnih niti.

putem GIPHY-a

Ako vodite grupni razgovor, stvari postaju još jače. Pratite tko odgovara na što, kada i koji su odgovori oni odgovori postaju gotovo nemoguć podvig.

Inline odgovaranje je rješenje

Umjesto vrhunskog objavljivanja, trebali bismo odgovarati u redu - odnosno u tijelu izvorne poruke e-pošte. U programu Outlook i Apple Mail možete vidjeti originalnu poruku čim stignete odgovor. U Gmailu samo pritisnite tri točke na dnu zaslona pisanja poruka da biste prikazali razgovor.

Savjet: Da biste uklonili okomiti redak "citiranje" iz odgovora u Gmailu, označite cijelu e-poštu, a zatim kliknite ikonu uvlaka manje dugme.

Redovnim odgovaranjem rješava se problem potrebe za pomicanjem po masi poruka jer je originalna e-pošta uključena i pretraživa u najnovijoj poruci koju primite u tom razgovoru. To znači da se sve čuva u kontekstu.

Osim toga, ne morate gubiti vrijeme na sabiranje odgovora drugih ljudi ili kopiranje isječaka e-pošte samo da bi vaši odgovori imali smisla. S inline odgovorima, postoji sve što će se svatko moći obratiti u bilo kojem trenutku.

A za teme koje uključuju više ljudi, razlikujući tko je rekao što, i odgovoriti kome, lako je (ako se pravilno radi).

Inline pravilno odgovaranje

Kada većina ljudi odgovori linijski, oni jednostavno napišu svoje odgovore uz tekst na koji žele odgovoriti i to čine podebljanim ili crvenim.

To je daleko od idealnog. Čim netko otvori e-poštu običnim tekstom, ne može vidjeti to oblikovanje. I čim ima više ljudi u niti, stvari mogu brzo postati neuredne.

Dakle, evo kratkog vodiča o propisno odgovoriti na to skalabilno i zbunit će svedene na minimum.

1. Ne oslanjajte se na formatiranje

Kao što je spomenuto, u nekim slučajevima primatelj možda neće moći vidjeti oblikovanje koje ste unijeli u e-poruku (npr. Možda će preferirati običan tekst). Ako je netko slijep za boju, može im biti teško pratiti niti koje sadrže više boja.

U svakom slučaju, koristite formatiranje kako biste lakše pronašli odgovore prilikom skeniranja e-pošte. Ali nemojte se pouzdati jedino na tome.

2. Predgovor odgovori s vašim imenom

Umjesto da se oslanjate na formatiranje, uplovite u naviku da sve svoje odgovore pripremite svojim imenom i, ako trebate biti posebno organizirani, datumom. Zatražite od svih primatelja da učine isto.

Trenutno u Gmailu nemate izbora nego ručno upisati svoje ime. Isto vrijedi i za vječna aplikacija Apple Mail.

Međutim, ako koristite Outlook, postoji značajka koja automatski predgovori vaše odgovore s vašim imenom. Da biste to učinili, idite na Datoteka> Opcije> Pošta. Zatim idite na Odgovori & Proslijedi, provjeri Predgovor s polja i upišite svoje ime u tekstni okvir. Kada odgovorite u tijelu poruke e-pošte, vaše će se ime automatski pojaviti u zagradama.

Mailbird ta opcija također ima zadanu postavku.

3. Koristite prekide linija, molim

Kad god ostavite detaljni odgovor, to bi trebalo biti u novom retku, a ne umetanom sredinom rečenice ili na kraju odlomka.

To olakšava drugim ljudima da odgovore na vaše komentare i skeniranje razgovora koji se događa oko svake točke znatno pojednostavljuje.

4. Odgovori na više odstupanja

Kada se u jednoj e-pošti adresira više točaka, pojavit će se više niti u jednoj poruci.

Da biste ih organizirali, trebali biste uvući odgovore s navojem tako da je očito koji se komentari odnose na svaku točku. Osobno smatram da su ovdje korišteni najintimitivniji znakovi pomoću ugaonih zagrada (>), jer se mete ne mogu pojavljivati ​​u e-porukama s običnim tekstom.

Tako ćete uštedjeti mnogo truda pokušavajući shvatiti na koji dio razgovora trebate obratiti pažnju.

5. Zadnje utočište: koristite bolji alat

Nitko se ne pretvara da su linijski odgovori savršeno rješenje ovdje. Ali ako nemate izbora osim koristiti e-poštu, uzmite vremena da to učinite pisati e-poruke koje su učinkovite i učinkovite Kako napisati savršenu profesionalnu e-poštu (poduprt podacima)E-pošta i dalje ostaje glavni oblik komunikacije u poslu. Da biste uspjeli u tom okruženju, trebali biste naučiti kako sastaviti učinkovite profesionalne e-poruke. Pokazujemo vam 9 jednostavnih trikova za koje je dokazano da djeluju. Čitaj više . Na osnovu gore navedenih razloga, linijski odgovaranje najbolji je način za napredovanje projekata. Također pomaže svima da budu u toku s više razgovora unutar niti e-pošte, a da pritom ne gubite vrijeme na pregled dugih popisa prošlih e-poruka.

Ako ustanovite da čak i linijski odgovori postaju previše složeni ili ako se kolege ne mogu naviknuti u redovno odgovaranje na njih, možda je vrijeme da potražite drugi alat.

Komunikacijski alati kao što su Zatišje, Kukati, i nabiti olakšati složene komunikacije u timu. Umjesto da se i dalje borite s e-poštom, možda je vrijeme da isprobate jedno od ovih.

Širite Riječ

Kad usvojite ta jednostavna pravila internog odgovora, mnogi će primatelji cijeniti koliko je ovo učinkovito ponašanje e-pošte 5 alata koji vam mogu pomoći u pisanju bolje e-pošteSvi još uvijek pokušavaju riješiti problem s e-poštom. Dakle, razgovarajmo i o najosnovnijoj navici svih - umjetnosti pisanja boljih poruka e-pošte. Uz pomoć nekih cool alata. Čitaj više jest i počnite prirodno oponašati svoj pristup.

Ako oni, naravno, ne kopiraju vaš umišljeni etiket e-pošte, povucite ih na njemu. Pošaljite im ovaj članak. Opišite kako želite da odgovore i objasnite da ćete uštedjeti mnoštvo pogrešno shvaćenih poruka, izgubljeno vrijeme i gubitak konteksta.

Doista nema nedostataka.

Mislite li da će vam ova pravila pomoći da ostanete iznad složenih niti e-pošte? Postoje li neki drugi savjeti za odgovaranje na liniju za koje smatrate da bi bili korisni?

Kreditna slika: sangoiri /Depositphotos