Kako osigurati da vaš potpis e-pošte ne odaje pogrešan dojam

Oglas

Reći zbogom tako je teško učiniti, zar ne? Neugodno je, a ponekad je i nespretno. Pa, možda neće biti nikakvih uputa za te situacije, ali barem mi možemo ponuditi neke upute kako se možete pozdraviti u e-pošti, a da se pritom ne osjećate nespretno.

potpis e-pošte Također možete imati koristi od potpisa e-poštePotpis govori nešto o ličnosti. Kao što dvoje ljudi jedva pišu slično, tako se i drugačije potpisuju. Tako je nastala "znanost" o grafologiji. Ali digitalno doba i e-pošta ... Čitaj više za sve namjere i svrhe, vaš "zbogom". Nije da li zagrlite nekoga ili ih pružite stiskom ruke. Nije važno da li im dajete samo svoje ime ili im predajete svoju posjetnicu sa svim uključenim podacima za kontakt. To je kako napraviti dojam. Ili ne.

U ovom ću članku podijeliti pet najvažnijih lekcija koje sam naučio u nekoliko desetljeća o kojima komuniciram s ljudima na Internetu. Zanimljivo je da dileme vezane uz potpise e-pošte postoje još od onih ranih poruka e-pošte poruke su se slale preko BitNet-a i FidoNeta ili čak MIT-ovog CTSS sustava pošte u 60-ima, ali ja odstupiti.

E-pošta je s nama već jako dugo. Pa kako to ispraviti? Kako se odjaviti bez izgleda kao snob, ali i ponuditi dovoljno informacija kako bi ljudi znali tko i što ste? Započnimo. Kad prođemo, imat ćete prilično dobru ideju o tome što želite raditi s vlastitim potpisom e-pošte.

Što se treba potpisati putem e-pošte

Ovih dana, u procesu slanja e-pošte ljudima, imam 3 različite "razine" potpisa e-pošte. Zašto? Postoje tri razine odnosa koji pokrivaju - od kratke prijateljice, pa sve do službene poruke e-pošte s tvrtkom. Tri su varijacije zaista sve što trebate, a svrha ovih bi trebala biti sljedeća:

1. Brzi osmijeh - Ova se inačica potpisa šalje na brze poruke e-pošte prijateljima ili kolegama kojima stalno šaljete e-poštu, nekoliko puta dnevno.

2. Osmijeh i stisak ruke - Ova verzija potpisa se šalje na duže adrese e-pošte radnim kolegama, gdje vaš e-mail treba biti samo formalniji.

3. Čvrsta rukovanje i posjetnica - To je za one slučajeve kada morate napisati formalni e-mail o poslovanju i navesti svoj naslov i sve svoje kontakt podatke.

Postoje nepisana pravila za svaku od ovih vrsta potpisa e-pošte. Slomi ih, i neće biti kraj svijeta. Ako želite ostaviti posebno dobar dojam, tada ćete htjeti uzeti u obzir neke od ovih savjeta za svaku vrstu e-pošte koju pošaljete.

Potpis brzog osmijeha

Ne treba vam uvijek potpis e-pošte. Barem, nije vam uvijek potreban formalni. To je baš kao kad hodate s kolegom u hodniku. Viđate ih nekoliko puta dnevno. Sudjelujete na istim sastancima. Treba li ih doista pozdraviti u hodniku rukom? Ne; većinom su to brzi "Hey Fred" i osmijeh, ako uopće. Kada brzo šaljete e-poštu kolegi da vas pita za savjet ili za savjet, možda vam uopće neće trebati potpis. Ako osjetite potrebu da se odjavite, možete se poslužiti mojim pristupom, samo je vaše ime precrtano crtica. Nema potrebe za cvjetnim navodnicima ili detaljnim naslovima. Osoba zna tko ste, što ste i sve što je izvan vašeg imena bilo bi neprijatno. Smatrajte to osnovnim razgovorom hladnjaka za vodu, koji obično jednostavno završite nečim poput "u redu, uhvatite se kasnije!" i brzi val. Ništa više nije potrebno.

Osmijeh i stisak ruke

Druga vrsta potpisa je vrsta hibrida između formalnog i neformalnog. Ovo je teško za ispraviti. To mogu biti kolege kojima želite poslati e-poštu s poluformalnim poslovnim zahtjevima, ali ne žele da misle da vam se javljaju ukočeno. Moraju shvatiti važnost e-pošte, ali ne želite da se pitaju jeste li zapravo još prijatelji. Ovdje igra vrlo suptilan potpis. Obično su smanjene veličine i gotovo ne primjećuju se u podnožju same e-pošte. Jedan od najboljih načina za to je potpis koji nazivam "jednoslojni".

U ovoj verziji svi podaci su podijeljeni s oznakom "|" lik. To može biti jednostavno poput adrese ili e-pošte, telefonskih brojeva, brojeva mobitela ili bilo čega drugoga. Trebao bi biti kratak, uključiti samo malo potrebnih informacija i to je to. Vidio sam čak kako neki ljudi potpisuju ovaj font koji je blijeđi od ostatka e-pošte - možda u sivoj boji. Drugi pristup koji sam napomenuo je vrlo kratak dvoslojni. U osnovi, ime i jedan oblik kontakta koji bi mogao biti jedan telefonski broj ili adresa e-pošte.
Očito se radi o primateljima koji već znaju tko ste, u kojoj tvrtki radite i upravo im šaljete jedan od mnogih e-mail poruka za dopisivanje. Pruža "osjećaj" prijateljske e-pošte, ali ako osoba treba kontaktirati s vama i možda neće zadržati svoj broj njihov Rolodex (upotrebljavaju li ih ljudi još uvijek ???), a na dnu e-pošte nalaze se vaše kontakt informacije dohvatiti.

Svečani stisak ruke

Naravno, postoje trenuci kada šaljete e-poštu nekome izvan tvrtke ili možda želite slanjem e-pošte nekome iz tvrtke o nečemu službenom za što je potreban razgovor formalna. To je poput nošenja svečane odjeće kada ste prisustvovali ceremoniji dodjele nagrada svojim kolegama. Prije nego što vam napišem što biste trebali učiniti u tim slučajevima, mnogo je edukativnije obuhvatiti ono što prvo ne činiti. Da, trebali biste navesti podatke za kontakt, kao što su naziv vaše tvrtke, web stranica i adresa e-pošte, ali ne morate pretjerivati. Da li zaista trebate navesti četiri različita telefonska broja, uključujući i faks uređaj?

Ne, navedite dovoljno podataka za kontakt tako da postoji nekoliko načina da vas kontaktiramo - e-poštom, telefonom ili možda čak i putem web stranice - ali nemojte se oduzeti. Davanjem popisa telefonskih brojeva čini se da ste toliko mobilni da nikada niste u svom uredu i previše je teško kontaktirati.

Još jedna česta greška je nailaženje na samopromociju. Ljudi poput ove preopterećivat će svoje potpise e-pošte svojim računima na društvenim mrežama do točke u kojoj je potpis dugačak preko 10 redaka i ispunjeni su uglavnom samo-marketingom.

Drugi način da ostavite užasan dojam je korištenje svih vrsta otmjenih boja i fontova na vašoj adresi e-pošte. Teško je izvući nešto takvo, jer se boje moraju podudarati, a font treba izgledati ispravno. Nažalost, mnogi ljudi nemaju pojma kako pravilno uskladiti boje, a njihov potpis e-pošte izgleda kao nešto iz tvornice Willy Wonka.

Ova vrsta potpisa klauna neprofesionalna je i svatko kome je pošaljete smatrat će da nemate pojma što radite, bez obzira na kojem se polju nalazite. Stoga izbjegavajte ekstravagantne boje. Neka bude jednostavno.

Što možete učiniti ispravno

Pa kako izgleda dobar formalni potpis e-pošte ako želite ostaviti dobar dojam? Idite s potrebnim osnovnim informacijama, a formatiranje i stil budu jednostavni i nemojte pretjerivati ​​s informacijama.

Evo jednog primjera. Ovo uključuje 4 retka - ime, tvrtku, telefonski broj i adresu e-pošte. To je to.

Ta je osoba koristila samo običan tekst, a zadržavanje svega u četiri retka čini ga se klasičnim i profesionalnim.

Uz vlastitu adresu idem malo dalje u tome da potpisujem skromno koristeći kurziv i izblijedim je do tamno sive boje. Ako ga držim nijansom lakšim od samog teksta e-pošte, primatelju se kaže da smatra vlastitim podacima sekundarnim u vezi s samom porukom. To je suptilni nagovještaj poniznosti.

Također, naslove treba upotrebljavati samo ako su relevantni za razgovor koji imate. U većini korespondencija koje se odnose na moju web stranicu, ljudi moraju znati da sam vlasnik web-lokacije, tako da je važan naslov. Uključeno je samo dovoljno podataka za brzi kontakt - e-pošta i telefonski broj, to je to.

Drugi primjer je potpis koji koristim za unutarnju i vanjsku prepisku iz MakeUseOf.

Evo, zapravo sam lutao između naslova ili ne. Obično je važan samo u vanjskim komunikacijama putem e-pošte, a u nekim je internim komunikacijama vrlo važan. Počeo sam koristiti dvije verzije - jednu za vanjsku i jednu za unutarnju - ali umorio sam se od ručnog prebacivanja između dvije, da sam se odlučio pridržavati gornje. Uz rizik da će se pojaviti kao samo-važno, ono ostaje izblijedjelo i sekundarno. Također koristi oznaku "|" gore spomenuti lik, mali bljesak boje kako bi se istaknulo ime web stranice, a ja sam odlučio biti podebljan i dodati peti redak za ponudu.

Dolazi s savršen potpis e-pošte 6 savjeta da biste bolje iskoristili potpise na Gmailu Čitaj više koji predstavlja tko ste, što radite i kako kontaktirati možete uzeti neke probe i pogreške, ali kad to jednom utvrdite U redu, osjeća se dobro znajući da u svakoj korespondenciji e-pošte koju šaljete idete naprijed van.

Koji su vaši savjeti bolji potpis e-pošte 5 načina za stvaranje višestrukih prilagođenih potpisa u GMail-u Čitaj više ? Koje vam se stvari sviđaju ili ne sviđaju u odnosu na druge potpise koje ste vidjeli? Podijelite svoje misli u odjeljku s komentarima u nastavku!

Kreditna slika: Poslovni par preko Shutterstoka