Pretvorite Outlook u alat za upravljanje projektima pomoću integracije OneNote

Oglas

OneNote je jedan od onih Microsoftovih proizvoda koji izgleda potpuno beskorisno kad prvi put počnete koristiti to jest, ali tek kada stvarno iskoristite proizvod, prava vrijednost počinje sjajiti kroz. Kao zadatak i alat za upravljanje projektima, Microsoft OneNote jedan je od najboljih alata tamo.

Zašto jednostavno ne biste koristili Značajke zadataka u programu Microsoft Outlook Kako izvesti Outlook zadatke u Excelu s VBABez obzira jeste li ljubitelj Microsofta, barem se jedna dobra stvar o proizvodima MS Office može reći kako je jednostavno integrirati svaki od njih jedan s drugim ... Čitaj više , pitaš? Pa, stvarno nema razloga što ne možete koristiti oboje. Svaka ima svoje mjesto u programu s alati za produktivnost, a svatko se takođe pohvali.

U ovom ću vam članku pokazati kako možete bolje integrirati Microsoft Outlook zadatke i Microsoft OneNote upravljajte složenostima višestrukih projekata koji se događaju u vašem životu ili na poslu u bilo kojem trenutku vrijeme.

Tamo gdje su Outlookovi zadaci kratki

Dugo godina koristim zadatke u programu Microsoft Outlook. Kao svakodnevni pregled svega što morate postići, ništa vam ne može nadmašiti. Na prvi su vam način dostupni rokovi, opisi zadataka i prioriteti i možete ih čak kategorizirati u konkretne projekte na kojima radite.

Najveća prednost zadataka - njegova jednostavnost - ujedno je i njegov najveći nedostatak.

Iako imaš sposobnost pisati bilješke kad otvorite pojedinačne zadatke, značajke koje su dostupne unutar ovih bilješki vrlo su ograničene.

Tekst je sjajan, ali što ako želite organizirati mnoge proračunske tablice, dokumente, bilješke o sastancima i mnoge druge zapise koji idu uz rad na tim zadacima?

Ono što vam treba je vrsta mape ili bilježnice u koju možete pohraniti sve te podatke za svaki zadatak, organizirani s karticama i dostupni na dohvat ruke kad pregledavate svoje zadatke i odlučujete što raditi na sljedeći.

Dodavanje dodatka OneNote u Outlook

Srećom, to možete učiniti s OneNoteom jer se tako savršeno integrira s Microsoft Outlookom (ali nažalost ne s Outlook.com aka Hotmail). Da biste to učinili u programu Outlook, samo kliknite na Datoteka i onda Opcije.

Uz lijevi navigacijski izbornik kliknite na Add-Ins veza.

Pri dnu ove stranice vidjet ćete polje "Upravljanje" s padajućeg okvira. Odaberite "COM dodaci" i kliknite na Gumb Idi.

Ako na vašem računalu imate instaliran OneNote - što bi trebalo, jer je OneNote besplatan- OneNote je sada potpuno besplatan s više značajki nego prijeEvernote više ne propisuje opseg aplikacija za uzimanje bilješki. Microsoft je nedavno najavio da će OneNote biti besplatniji nego ikad prije. Dopustite da vam pokažemo što to znači u pogledu značajki i funkcionalnosti. Čitaj više -da ćete ovdje vidjeti dodatak OneNote Napomene o stavkama programa Outlook. Potvrdite okvir pored tog, a zatim kliknite U redu.

Sada ćete otkriti ikone „OneNote“ po cijelom programu Microsoft Outlook, ali ono što nas najviše zanima je ona koja se sada pojavljuje na vrhu stranice Outlook Tasks.

Sada kada ste integrirali Microsoft OneNote s Outlookom, vrijeme je da to pokrenete postati produktivniji 5 načina za postizanje produktivnosti s Microsoft OneNoteomOsjećate li potrebu za izvanmrežnim organizacijskim alatom koji postoji i na webu? Iznenađujuće, Microsoft je došao do savršenog rješenja - OneNote. Čitaj više . U sljedećem će vam odjeljku pokazati kako možete izrađivati ​​bilježnice za pojedinačne projekte koji nastavljate, a zatim kako možete stvoriti nove stranice za upravljanje zadacima klikom na gumb Microsoft OneNote u programu Outlook Zadaci.

Učinkovito upravljanje zadacima pomoću zadataka OneNote i Outlook

Prvo otvorite OneNote i stvorite novu Bilježnicu upravo posvećenu Upravljanje zadacima.

Sada u bilježnici Upravljanje zadacima možete stvoriti nove odjeljke za svaki pojedinačni projekt na kojem trenutno radite.

Svi zadaci na stranici Outlook zadataka obično spadaju u jedan ili drugi projekt. Nažalost, u programu Microsoft Outlook ove zadatke nije tako lako vizualno organizirati. Svi se jednostavno prikazuju na velikom, dugom popisu. Postoji kategorija s kojom treba raditi, ali to je samo stupac. Vizualno, popis izgleda prilično zastrašujuće.

Ali dodavanjem odjeljaka u OneNote za svaki projekt, stvarate ovaj lijep, čist vizualni izgled koji vam omogućuje da sve svoje zadatke vizualno organizirate u projekte (do kojih ćemo doći u trenu).

Sada, kada ste postavili OneNote s projektima, možete ga početi učitavati s zadacima čim se pojave.

Korištenje vaše nove integracije zadatak-jedan-jedan

Bez obzira nastaju li novi zadaci iz e-pošte koju vam šalje vaš šef, zadataka koje je osigurao voditelj projekta ili bilo gdje drugo, postupak je isti; stvorite zadatak u programu Outlook Tasks, označite ga (klikom na zadatak), a zatim kliknite ikonu OneNote pri vrhu stranice Zadaci.

Ono što se dogodi kad to učinite je magija.

Prvo, OneNote će vas pitati u koji odjeljak želite smjestiti ovu novu "stranicu". Ovdje odabirete Projekt kojem ovaj zadatak pripada.

Nakon što to učinite, OneNote će automatski uvesti zadatak iz Microsoftovog Outlooka u onaj odjeljak OneNote kao novu stranicu.

U osnovi, odjeljci su projekti, a stranice zadaci. Tako će s ovom postavkom u OneNoteu svi vaši projekti biti navedeni na lijevoj navigacijskoj traci. Kada kliknete na projekt, vidjet ćete sve povezane zadatke na desnoj navigacijskoj traci.

Jednom kada koristite ovo postavljanje nekoliko dana, cijenit ćete koliko je intuitivno i čisto. Čak i ako imate 4 ili 5 projekata koji se odvijaju odjednom, ovo postavljanje vam omogućuje da se usredotočite pravo na određeni projekt i vide samo zadatke povezane s njim, bez ikakvih nereda nepovezanih zadataka.

Imajte na umu da je OneNote odličan i za ostale vrste projekata. Provjerite kako možete koristite OneNote za stvaranje osobnog wikija Kako stvoriti osobni Wiki koristeći Microsoft OneNoteWiki je izvrstan način za pohranu i dijeljenje velikih količina informacija. Evo kako je jednostavno stvoriti wiki s OneNoteom. Čitaj više .

Organiziranje vođenja evidencije o zadacima

Unošenjem svojih zadataka u OneNote pružate središnji prostor u kojem se može organizirati sve što je povezano s tim zadatkom. A stvari koje možete organizirati na svojoj stranici zadataka u OneNoteu su impresivne.

Možete umetnuti tablice podataka (ili umetnuti stvarnu Excel proračunsku tablicu ako želite), priložiti bilo koju vrstu datoteke, uzeti isječke na ekranu, umetnite slike ili skenirane slike, napravite audio snimke i, naravno, dodajte sve hiperveze Kao.

Možete čak stvoriti još jedan popis obveza u okviru ovog pojedinačnog zadatka. Ono što organizirate u ovom prostoru ovisi potpuno o vama, ali poanta je u tome što vam omogućava centralizirano mjesto da se fokusirate na svoj zadatak, bez gubljenja vremena loviti kroz svoje imenike za povezane datoteke. Sve ovdje povežite, a sve vam je na dohvat ruke.

Kad se osjećate kao da ga Outlook i OneNote više ne čine, provjerite sveobuhvatnije alat za upravljanje projektima poput Asane Vodič za početnike o korištenju Asane za praćenje bilo kojeg projektaAsana je jedan od najboljih alata za produktivnost koji možete besplatno koristiti. Evo kako možete pratiti projekt pomoću Asane. Čitaj više . A ako trebate alat za suradnja projektnog tima, pogledajte monday.com Kako monday.com može nadopuniti suradnju vašeg timamonday.com nudi snažne alate za suradnju i organizaciju za vaš tim. Evo zašto biste ga trebali pokušati. Čitaj više .