Postanite šef e-pošte: ne dopustite da vam to traje cijeli dan

Oglas

182.900.000.000 e-mailova.

182,9 milijardi.

To je više od 25 poruka e-pošte na svaki ljudski um na planeti.

I to je jednostavno što pošaljemo u jednom danu (PDF).

S obzirom na ludu količinu poruka e-pošte koja se svakodnevno šalju i primaju, nije ni čudo što je za mnoge od nas ta elektronička komunikacija postala previše teška za obradu. Ali ne brinite, evo nekoliko tajni produktivnosti koje vam mogu pomoći ukrotiti zvijer.

Koristite konzervirane odgovore

Ne mogu naglasiti važnost ovog. Šanse su da na mnoge poruke e-pošte odgovarate na isti način, bilo da je riječ o odbijanju prijave, priznanju napora kolega ili jednostavnom pozdravu. Jedna stvar koju apsolutno trebate učiniti je stvoriti konzervirane odgovore za većinu najčešće korištenih e-poruka.

To je stvarno lako postavite konzervirane odgovore u Gmailu Brže i bolje e-poštom s konzerviranim odgovorimaNemate vremena za kuhanje ručka? Nema problema, uzmite konzervu. Treba vam malo kampiranja koje neće ići loše? Polako, nabavite konzerviranu hranu. Jeste li umorni od tipkanja istih odgovora e-pošte? Isprobajte konzervirane e-poruke! Razmišljati...

Čitaj više ili bilo kojeg drugog klijenta e-pošte. Bez obzira na to koliko ste brzi daktilograf, niste brži od dva klika mišem, zar ne? Uštedite malo vremena i učinite to sada.

Postavljanje filtera i naljepnica / mapa

Najbolji način za rješavanje preopterećenja jest prvo ga riješiti. To znači da koristite filtre i naljepnice / mape u pristigloj pošti. Outlook ima mape, Gmail ima naljepnice, a oba imaju filtre koje možete postaviti za automatsko usmjeravanje e-pošte prema tim mapama i oznakama. Možete postaviti napredni filtri 5 Gmail filtara koji pomažu u određivanju prioriteta i organiziranju mape pristigle pošteKoje bi filtre trebala imati svaka osoba u svom arsenalu da bi njihova poštanska pošta bila uredna kao i moja? Ovdje sam da vam pomognem da započnete s postavljanjem svojih prvih pet filtera ili ... Čitaj više u Gmailu prema vašim prilagođenim potrebama. U stvari, Gmail nudi automatski donijeti neki nalog na vašu e-poštu 6 načina za povrat povratnika poštePostoji li još nešto što bi bilo korisno, rasprostranjeno i frustrirajuće kao pretinac pristigle pošte? Ima ga zauvijek i stalno ga koristimo, i dok god ćemo ga nastaviti koristiti ljudi poput mene ... Čitaj više s novom Prioritetnom poštom.

Trebaju neko vrijeme da se dobro uspostave i kategoriziraju, a prvi mjesec traži stalni unos od vas. Ali to je dugoročno vrijedno vašeg vremena. Nemojte samo žuriti stvari pod oznake i filtre, razmislite o tome i dobro ih kategorizirajte jer je ovo automatizacija koju će vaša mapa primiti cijelog života.

Najbolje mi je učiniti provjeru u 3 koraka prije nego što filtrirate e-poštu:

1. Zapitajte se koji bi naziv najbolje oznake / mape (postojeći ili ne) bio za ovu poruku.
2. Provjerite da li to ime već postoji, a ako ne, stvorite ga.
3. Zapitajte se treba li taj naziv biti zaseban entitet ili podkategoriziran u neku od postojećih mapa.

Radite to redovito i pristigla pošta bit će magičnija.

Odnesite svoj popis obaveza drugdje

Recite to sa mnom, "Primljeno na vašu listu nije." Googleov Vivek Haldar pisao je o tome neko vrijeme unazad, a ne bih se mogao složiti više. Evo Haldar-a:

E-pošta je grozno mjesto za todo popis. Stvarno ne razumijem kako se čovjek može GTD-u slati na e-poštu. E-adresa nije moguća. Jednom kada ga pročitate i shvatite, možda ćete završiti jasnom radnjom, ali vaša poštanska pošta nije mjesto na koje biste je mogli prijaviti.

Vaša se e-pošta odnosi na komunikaciju, pa neka bude o tome. Postoji puno fantastičnih aplikacija za popis obveza, a toplo bih preporučio Any.do ili Wunderlist Wunderlist - najbolja aplikacija za popis obaveza na iPhoneu [iOS]Wunderlist je jedan od najjednostavnijih načina da pratite što trebate učiniti. Ima elegantno korisničko sučelje koje samo ima smisla. Svatko ga može preuzeti i shvatiti kako ... Čitaj više .

Odjavite se od Junk

Nećete vjerovati koliko biltena i ostale neželjene e-pošte začepljuje vašu pristiglu poštu, uprkos filtru neželjene pošte. A jednom kada se nered počne razvijati, brzo može izaći iz kontrole. Da biste ga zaustavili u njegovim pjesmama, trebate otkazati pretplatu i postoji jedan vrlo lak trik za to.

U klijentu e-pošte jednostavno potražite riječ "odjavite se". Dodaje se na kraju svakog biltena, tako da ćete odjednom vidjeti popis svih masovnih mailova u vašoj pristigloj pošti. Sada ih otvorite jedan po jedan i odjavite se. Preporučujem Gmail Okvir za pregled kad to učinite kako biste ubrzali stvari.

Postoje i dodaci i usluge za brzo odjavite pretplatu s popisa za slanje Izbrišite pretinac pristigle pošte: brzo se odjavite iz više biltena pomoću ovih alataOtkazivanje pretplate na biltene više je od neželjene pošte. Većina biltena koji pune našu pretinac pošte ne prodaju lijekove niti nude novčane nagrade - to su originalni bilteni od pouzdanih kompanija koje smo i sami pretplatili ... Čitaj više ili ih skupite u e-poštu za e-poštu.

Zlatno pitanje za postavljanje svake e-pošte

Ovo je biggie i upravo mi je to pomoglo da zadržim preopterećenje u primljenoj pošti u posljednjih godinu dana. Tom Stafford iz BBC budućnosti, ponudio je jedno zlatno pitanje da se zapitate pri otvaranju bilo koje poruke:

"Da te informacije nisam imao u pristigloj pošti, bih li je potražio?"

Ako je odgovor ne, nemojte pritisnuti odgovor niti izbrisati, a da ga ni ne otvorite. To je tako jednostavno. Ne, nećete propustiti ništa ogromno - radim to već godinu dana i to zapravo uspijeva. Evo objašnjenja tvrtke Stafford:

Nigdje to nije očitije od grupne e-pošte i lavine odgovora koja uvijek proizlazi. Uzvratite podsjećajući sebe da na sve e-poštu ne treba odgovoriti da će mnogi problemi biti - i trebali bi ih rješavati drugi ljudi. Zapitajte se: "Da nisam imao te podatke u pristigloj pošti, bih li je izašao potražiti?" Većina vrijeme je odgovor vjerojatno „ne“, a to je znak da netko drugi kontrolira vaše pažnja.

Podijelite e-poštu Hacks

Svatko ima svoje e-adrese za upravljanje neredima, a najbolji način za učenje je dijeljenje istih. Imamo i svoje Gmail vodič za sve Vodič za korisnike energije za GmailOvaj besplatni vodič za Gmail namijenjen je onima od vas koji Gmail već koriste kao klijent e-pošte i žele maksimalno iskoristiti njegove brojne značajke produktivnosti. Čitaj više . Pomaže, kao i savjeti pro korisnika. Da Stafford nije napisao taj članak, i dalje bih se utapao u porukama i na tome sam mu zauvijek zahvalan.

Pa reci mi kako se nosiš sa svojim preopterećenje e-pošte 3 savjeta za rješavanje preopterećenja e-poštom u Gmailu [Prikaži i reci]Većina nas pati od preopterećenja informacijama. Preopterećenost privatnim e-mailovima možda nije veliki problem, a ignoriranje polovice e-poruka zapravo je do određene mjere prihvatljivo. U profesionalnom životu, međutim, ... Čitaj više ? Ovdje nema pogrešnih odgovora, narode.

Slikovni krediti: Pete, Lars Plougmann