Kako pametnom automatizacijom učiniti svoje poslovanje efikasnijim

Oglas

Voditi tvrtku je dovoljno teško. Što više možete automatizirati i ne trebate se sjetiti, više se možete usredotočiti na važnije stvari.

Mnogo je područja vašeg poslovanja koje biste mogli automatizirati da biste uštedjeli vrijeme. Zabilježite svaku obavijest o plaćanju putem PayPal-a kao prihod za svoje porezne evidencije. Koristite GPS tehnologiju za prijavljivanje poslovne kilometraže. Ili nabavite podsjetnike za obnovu web domena tvrtke koje se automatski dodaju na vaš svakodnevni popis obaveza.

Ako vas zanima kako možete postaviti bilo koju od ovih stvari za bolju automatizaciju poslovanja, nastavite čitati.

Prihodi automatski se prijavljuju

Većina malih poduzeća prihvaća plaćanje s usluge usluge obrade plaćanja koji šalju obavijesti e-poštom. PayPal je jedan takav primjer.

Obavijesti su sjajan način pokretanja drugih automatizacija.

U ovom slučaju možete koristiti jedinstvenu naslovnu liniju koju ova usluga uvijek prilaže u e-porukama da biste pokrenuli dodavanje novog zapisa u proračunsku tablicu s prihodima.

Postavljanje IFTTT Automation

Prvo, ako ga još nemate, stvoriti IFTTT račun Vrhunski IFTTT vodič: Koristite najsnažniji web web alat poput profesionalcaIf This then That, također poznat kao IFTTT, besplatna je internetska usluga radi zajedničkog rada vaših aplikacija i uređaja. Niste sigurni kako napraviti svoj applet? Slijedite ovaj vodič. Čitaj više .

Zatim kliknite na Moji Appleti iz izbornika i kliknite na Novi applet veza s desne strane. Klik Ovaj.

Traziti Gmail i kliknite vezu Gmail. Mogli biste koristiti bilo koju drugu uslugu e-pošte koju želite ako je integrirana s IFTTT-om.

U sljedećem prozoru odaberite Nova poruka e-pošte u pristigloj pošti iz pretraživanja.

Na sljedećem zaslonu izvršite upit za pretraživanje tema: Imate novac (koristite tekst koji upotrebljava vaša usluga plaćanja u retku naslova e-pošte s obavijestima).

"Subject:" govori IFTTT da skenira dolazne poruke e-pošte za navedeni tekst u polju predmeta.

Kliknite na Stvorite okidač.

Zatim morate kreirati radnju koja učitava novi redak u vašu proračunsku tablicu zapisivanja prihoda.

Prije nego što to učinite, idite na Google pogon i izradite novi direktorij pod nazivom IFTTT, a unutar nje stvorite još jedan direktorij pod nazivom Poslovanje.

U podmapi Business stvorite proračunsku tablicu pod nazivom Prihodi i rashodi. Navedite prvu karticu u proračunskoj tablici prihod.

Natrag u IFTTT, kliknite na Da. Traziti Listovi i kliknite na Google tablice.

U sljedećem prozoru kliknite na Dodajte redak u proračunsku tablicu.

To će pokrenuti novi redak u vašoj proračunskoj tablici prihoda svaki put kada nova e-pošta dođe u podudaranju filtra linije predmeta.

Ispunite sljedeći obrazac koristeći detalje prikazane u nastavku.

Ovdje je važno polje Oblikovani red. Tekst u tom polju trebao bi biti "{{BodyPlain}} ||| ||| ||| {{ReceivedAt}}”

To ostavlja dva polja prazna. To će vam omogućiti da parirate tijelo iz e-pošte na ime pošiljatelja i iznos u dolaru (pogledajte Google skriptu u nastavku).

Kliknite na Stvorite akciju da dovršim ovaj korak.

Dodajte Google skriptu

Sada je vrijeme za prilagodbu vaše proračunske tablice. Otvorite Google list koji ste upravo stvorili.

Kad primite e-poštu, novi će red izgledati ovako.

Kao što vidite, tijelo e-pošte učitava se u A1, dva stupca se preskaču, a datum plaćanja prelazi u D1.

Očistite list skrivanjem stupca A. Kliknite strelicu prema dolje s desne strane stupca A i odaberite Sakrij stupac.

Dalje, trebate napisati Google skriptu 4 Google skripte koje Googleove listove čine snažnijimaGoogle listovi su sjajni, ali mogu biti još snažniji ako koristite Google Sheets skripte za poboljšanje njegovih mogućnosti. Čitaj više pokrenut će se svaki put kada se novi list doda u listu.

Ova skripta umeće potrebne izračune za popunjavanje B2 i C2 s imenom i iznosom dolara u tijelu e-pošte.

Uđite u uređivač skripti klikom na alat u izborniku i kliknite na Urednik scenarija.

U uređivaču skripte zalijepite sljedeći kôd ispod zagradnog okvira za myFunction ().

funkcija FindLastRow () {var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet (); var data = sheet.getDataRange (). getValues ​​(); za (var i = data.length-1; i> = 0; i -) {if (podaci [i] [0]! = null && data [i] [0]! = '') {return i + 1; } } }

Ovaj kôd pretražuje list za posljednjim retkom.

Sada, unutar myFunction (), zalijepite sljedeću skriptu.

funkcija myFunction () { var intLastRow = FindLastRow () SpreadsheetApp.getActiveSheet (). getRange ('B' + intLastRow) .setValue ('= lijevo (A' + intLastRow + ', pronađi ("$", A' + intLastRow + ') - 11)'); SpreadsheetApp.getActiveSheet (). GetRange ('C' + intLastRow) .setValue ('= mid (A' + intLastRow + ', pronađi ("$", A' + intLastRow + ') - 1, (Pronađi ("D", A '+ intLastRow +') - pronađite ( "$" A '+ intLastRow +')) + 2));

To izgleda komplicirano, ali nije.

Prva naredba "setValue" zapravo samo ispunjava stupac B ovom funkcijom:

“=lijevo(A1,pronaći(“$”,A1)–11)”

Ovo jednostavno hvata sav tekst u tijelu s lijeve strane simbola dolara.

Tada se u kolonu C ispunjava ovom funkcijom:

“=srednji(A1,pronaći(“$”,A1)–1,(Pronaći(„D”,A1)–Pronaći(“$”,A1))+2)”

Ovo izdvaja iznos dolara između "$" i "USD". Skripta samo zamjenjuje A1 s bilo kojim brojem u kojem je bio posljednji stupac.

Spremite ovu skriptu klikom na ikonu ikona diska u izborniku.

Zatim konfigurirajte skriptu za pokretanje svaki put kad se list ažurira klikom na Uredi, i Okidači trenutnog projekta.

Kliknite na vezu kako biste dodali okidače.

Izaberi myFunction, Iz proračunske tablice, zatim odaberite Na promjenu iz posljednjeg padajućeg okvira.

Sada, svaki put kad stigne dolazna obavijest o plaćanju, novi se redak dodaje u proračunsku tablicu.

Vaša se skripta pokreće i ispunjava odgovarajuća polja s imenom pošiljatelja i iznosom u dolaru.

Pratite kilometražu s GPS-om

Ova je sljedeća automatizacija jednostavna jer ćete koristiti aplikaciju koja može za vas učiniti GPS praćenje -Everlance GPS tracker.

Kupnja putem aplikacije malo je neugodna, ali dnevnike putovanja možete eksportirati e-poštom besplatno. Dnevnici dolaze kao Excel privitak.

Sve što trebate učiniti je postaviti IFTTT automatizaciju za hvatanje tih dolaznih poruka e-pošte i spremanje datoteke na svoj račun na Google disku.

Dnevnici putovanja iz Everlancea dolaze s naslovom: "Izvoz vaših transakcija je spreman". To je ono što možete koristiti za hvatanje e-pošte.

1. U IFTTT stvorite a Novi applet.
2. Kliknite na ovaj.
3. Traziti Gmail i odaberite ga.
4. Izaberi Nova poruka e-pošte u pristigloj pošti iz pretraživanja.
5. U Traziti vrsta polja predmet: Izvoz transakcija je spreman i kliknite Stvorite okidač.
6. Kliknite na da.
7. Traziti Voziti i odaberite Google vožnja.
8. Izaberi Prenesite datoteku s URL-a.
9. Sva polja ostavite kao zadane, ali promijenite direktorij u IFTTT / Posao / TripLogs.

Ovo je ono Prenesite datoteku s URL-a konfiguracija bi trebala izgledati.

Kliknite na Stvorite akciju, i gotovi ste.

Sada, svaki put kad završite s putovanjem, izvezite podatke o putovanju na svoj račun e-pošte i on će se automatski prijaviti na vaš račun na Google disku u mapi TripLogs.

Preuzimanje datoteka: Vječnost za Android (Besplatno) | iOS (Besplatno)

Postavite zadatke za obnovu poslovnih domena

Jedna od velikih opasnosti posjedovanja web stranice je zaboraviti obnavljati vaše ime domene svake godine ili dvije.

Mnogi registar domena će vam dozvoliti da automatski registriraju domene kada ističu, ali možda to ne želite učiniti. Možda želite prodati domenu ili prenesite ga nekom drugom Kako prenijeti ime domene sa nultim stankamaAko se pitate kako prenijeti svoje ime domene bez ikakvog zastoja, to trebate učiniti određenim redoslijedom. Čitaj više .

Jedna stvar koju možete učiniti je konfigurirati automatizaciju koja će automatski umetnuti novi zadatak u vašu aplikaciju obaveza na dan kada primite podsjetnik.

Vratite se na IFTTT i postavite automatizaciju za hvatanje tih e-poruka s obavijestima.

U ovom ćemo primjeru upotrijebiti GoDaddy obavijesti koje dolaze s naslovom: "Vaša obavijest o obnovi Godaddy".

1. U IFTTT stvorite a Novi applet.
2. Kliknite na ovaj.
3. Traziti Gmail i odaberite ga.
4. Izaberi Nova poruka e-pošte u pristigloj pošti iz pretraživanja.
5. U Traziti vrsta polja predmet: Vaša Obavijest o obnovi Godaddy i kliknite Stvorite okidač.
6. Kliknite na da.
7. Potražite svoju aplikaciju i odaberite je (IFTTT podržava ToDoist, RememberTheMilk i druge)
8. Izaberi Stvorite novi zadatak.
9. Ispunite polje Zadatak sa {{Predmet}} u.

Većina aplikacija koje se obavljaju dovoljno je inteligentna da uđu datum dospijeća ako u nazivu zadatka spomenite vrijeme i datum.

U ovom slučaju, kliknite na Dodajte sastojak, i odaberite Primljeno u.

Ovo će postaviti vaš zadatak na datum kad ste primili e-poštu.

Sljedeći put kad se prijavite u aplikaciju za zadatak, vidjet ćete da je zadatak dospio ili kasnio i da ga možete dodijeliti vremenu kada je najpogodnije baviti se domenom.

Ovo je posebno korisno ako imate puno domena kojima upravljate. Nikada više nećete zaboraviti domenu koja istječe.

Uštedite vrijeme s poslovnim automatizacijama

Puno je stvari koje se morate sjetiti kada vodite malu tvrtku. Nadamo se da će gore navedene automatizacije malo smanjiti opterećenje.

I zapamtite, ako ste freelancer, postoji puno drugih alata koji vam pomažu u upravljanju tvrtkom. Ako računovodstvo nije vaša jaka točka, morat ćete pregledati naš popis najbolji računovodstveni softver dostupan za slobodnjake Najbolji računovodstveni softver potreban je svakom freelanceruRačunovodstvo je minsko polje složenosti. Pogreške mogu biti skupe, pa čak i zločin. Ako ste umorni od ručnog knjigovodstva, isprobajte računovodstveni softver. Čitaj više .

Kreditna slika: Rawpixel /Depositphotos