Kako postati super produktivan dodjeljujući svakodnevne zadatke

Oglas

Svi znamo da je jedna osoba koja izgleda da klizi životom u danu postigla više posla nego što bi većina nas mogla riješiti u jednom tjednu. Ali učenjem što možete dati vanjske resurse, uz nekoliko savjeta o „najboljoj praksi“ za delegiranje svakodnevnih obaveza i vi možete postati super produktivni.

Ovaj će članak objasniti kako odabrati zadatke za internetsko slanje, prikazat će vam nekoliko primjera i dati nekoliko savjeta kako postati učinkovit i iskusan mrežni suradnik.

Što je outsourcing?

Jednom riječju, delegiranje. Od pokretanja (i naknadnog uspjeha) knjiga i blogova poput Četverosatni radni tjedan, ogroman broj ljudi koji se bave tehnologijom pretvorio se u web stranice poput Elance, Odesk, TaskRabbit i mnogo drugih načina delegiranja zadataka 5 najboljih web stranica za pronalaženje virtualnog pomoćnikaVirtualni asistent je stvarna osoba koja podržava vas ili vašu tvrtku na daljinu od njihovog matičnog ureda. Oni gotovo mogu biti bilo gdje, a usluge koje pružaju u rasponu su od profesionalnih administrativnih, tehničkih, osobnih ili ... Čitaj više

, sitnice i čak čitav poslovi freelancerima širom svijeta.

Ako netko drugi preuzme zadatke koje ne možete (ili jednostavno ne želite) obavljati sami, odjednom imate pristup više (potencijalno mnogo više) više od 24 sata dnevno.

Kako znam što dodijeliti na raspolaganje?

Mnogi ljudi su razmišljali o outsourcingu, ali povukli su se u zadnji trenutak zbog jednostavno ne vjerujući da je to izvodljivo da netko drugi preuzme kontrolu nad određenim aspektima njihovog života, bez obzira na to koliko je taj dio bio mali ili velik može biti.

Ovo je prepreka koju sam morao svladati prije četiri godine, kada sam prvi put podučavao i saznao da se za svaki zadatak postavlja pet pitanja kako bi se odlučilo treba li ili ne vanjske.

1. Bojati se: Ispunjava li me pomisao na pokretanje ovog zadatka?
2. Nedostatak znanja: Postoji li još netko tko bi mogao ovaj zadatak obaviti bolje nego što sam mogao?
3. Ponavljanje: Radim li ovaj zadatak iznova i iznova, bez dodavanja stvarne vrijednosti onome čemu ciljam?
4. Odugovlačenje: Da li ja odgađam, umjesto da započnem ovaj zadatak?
5. Vrijeme: Da li bih mogao bolje provoditi vrijeme radeći nešto drugo?

Ako odgovorim Da na bilo koje od gore navedenih pitanja obično ću odabrati zadatak davati u outsourcing. Jedini put kad navika zadatak predati u outsourcing u tim situacijama je ako će outsourcing biti teži ili vremenski zahtjevniji od samog dovršetka zadatka.

Koje vrste svakodnevnih zadataka mogu realno dati na raspolaganje?

Kad sam započeo s outsourcingom, započeo sam s malim, zapošljavajući slobodnjake za zadatke unosa podataka i osnovna istraživanja, ali kako sam naučio više i više o tome kako učinkovito dati outsourcing, ubrzo sam saznao da su vrste zadataka koje sam mogao delegirati bili ograničeni samo mojim mašta.

E-mail

Vjerojatno ste samo zadrhtali od pomisli da predate pretinac pristigle pošte nekom tipu kojeg ste upravo unajmili s Interneta, koji radi na pola puta širom svijeta. Vjerujte mi, razumijem. Ulazni spremnik je vaše utočište, zar ne? Zato počnite s malim, jednostavno proslijedite neobičnu e-poštu svom freelanceru kako bi se mogli nositi s tim singlom zahtjeva (na primjer, upisujete sastanak u svoj dnevnik), tada možete postupno izraditi toliko potrebno povjerenje.

Kako se povjerenje u svog freelancera povećava, možete predati druge odgovornosti e-pošte, na kraju dopuštajući filtriraju ih kroz cijelu mapu pristigle pošte pa im morate odgovoriti na najzanimljivije i najproduktivnije poruke.

Termini i rezervacije

Imajući pomoćnika slobodne struke koji može odrediti i upravljati Vašim rezervacijama i rezervacijama za vas ne samo da vam štedi vrijeme i trud. To čini i vaša iskustva bolje.

Prošle godine je moj slobodni pomoćnik rezervirao hotel za svoju djevojku i mene za boravak u njoj. Noć prije boravka nazvao je recepciju i osigurao da je sve u redu za rezervaciju (spomenuo je i da je rođendan moje djevojke). Kad smo stigli sljedeći dan, pretpostavljam da je hotelsko osoblje vjerojatno pomislilo da sam nekakav vatreni snimak (da imam svog pomoćnika i sve), i stigli smo do unaprijeđene sobe, s bocom vina i rukom pisanom karticom koju je ostavio krevet.

Da moj pomoćnik nije unaprijed nazvao, vjerojatno se to nikada ne bi dogodilo. Možete nazvati raspored svog pomoćnika, obavljati liječničke preglede, rezervirati letove, kupiti karte za koncerte - što god trebate!

Internetska kupovina

Jednom sam čuo Ramit Sethi govori o tome kako je pojednostavio internetsku kupovinu. U prošlosti bi se našao na razgovoru s prijateljem koji je preporučio knjigu, film ili album. On bi, poput većine nas, zapisao naziv preporuke, nastavio razgovor i zapravo se nikada nije zaobilazio oko kupnje. Dakle, sada kad primi preporuku, svom pomoćniku šalje super brzi e-mail:

Kupi knjigu: The Great Gatsby

Iz prošlih uputa njegov pomoćnik točno zna što treba raditi, tj. Kako odabrati izdanje koje treba kupiti, koliko će mu dopustiti da troši, gdje knjigu treba isporučiti. Ovo je način outsourcinga koji sam nedavno usvojio i samo bih želio da to učinim prije. A može se proširiti i na druge oblike kupovine, poput hrane ili odjeće (sve dok ste svog pomoćnika naučili što volite).

Internetsko pregledavanje

Koliko puta ste se našli bezciljno pregledavati web u nadi da će nešto pobuditi vaš interes? Koliko sati tjedno otpadate na otvaranje kartice za karticom dok sjedite u vlaku ili dok gledate TV, samo da biste ih ponovo zatvorili bez čitanja ijedne riječi na stranici?

Podučavanjem svog pomoćnika o svojim interesima, vrstama stvari o kojima želite čitati ili biti u tijeku, možete ih zaobići besmislenu fazu surfanja i umjesto toga znajte da ćete uvijek imati stalni tok sadržaja koji će vas zaista zanimati vas.

Moj pomoćnik pronalazi sadržaj u kojem ću uživati ​​(ili o temama u kojima moram naučiti) i sprema ih na moj Instapaper račun Upravljajte svojim oznakama i popisom za čitanje pomoću Instaparea Čitaj više , tako da mogu pristupiti njima na svom telefonu, iPadu ili prijenosnom računalu, pomažući mi da uštedim bezbroj sati besmislenih lutanja putem interneta.

prepisivanje

Pretpostavljam da ste izgubili broj sastanka na kojima ste bili i potpuno odjavljeni, a da nedostaje pristojan komad važnog razgovora. Vjerojatno ste također izašli sa sastanka koji su namjeravali napisati nekoliko bilješki i akcijskih točaka, samo da biste bili prepušteni straži, potpuno zaboravljajući ono što ste trebali napisati.

Da biste zaobišli taj problem, pokušajte snimiti svoje sastanke, a audio datoteku pošaljite slobodnjaku koji to može prepisati razgovor ili bi jednostavno mogli zabilježiti važne točke kako biste ih mogli pregledati u budućnost.

Postoje stotine drugih zadataka koje možete naručiti, bilo da su osobni ili poslovni. Od web dizajna, savjetovanja i pisanja, do modnih savjeta, planiranja putovanja pa čak i prijavljivanja za posao. Ono što odaberete za outsourcing trebalo bi temeljiti na pet pitanja navedenih na vrhu ovog članka kako biste osigurali da ulažete svoje vrijeme u najviše zadatke.

Neki savjeti

Ne može se poreći da outsourcing može biti zastrašujući. Uostalom, angažirajući nekoga da preuzme kontrolu nad nekim vašim svakodnevnim aktivnostima, automatski postajete menadžer. Evo nekoliko savjeta koji će vam pomoći da pratite:

Pažljivo zaposlite

Kada objavite posao na Elanceu u Odesku, dobit ćete najmanje 30-40 prijedloga, a vaš je posao pronaći osobu koja je prava za vas. prije nego što donesete bilo kakvu konačnu odluku, sastavite uži izbor od oko 3-7 podnositelja zahtjeva i postavite im jednostavan zadatak. Obavezno pružite vrlo jasne upute i rok. Obavijestite ih kako želite dobiti informacije koje ste tražili. Ako ih želite ubuduće upućivati ​​telefonske pozive, zamolite ih da vam pošalju audio datoteku s nekoliko pitanja kako biste mogli čuti njihov "telefonski glas".

Postavljanje dokumenta "O meni"

Posljednje što želite učiniti je ponavljati zahtjeve svom pomoćniku iznova i iznova. Svaki put kad im pružite nove podatke (trgovine koje volite, vrstu hotela u kojem želite boraviti, vaše zahtjeve prilikom rezervacije leta, vremena koja su vam na raspolaganju za pozive i slično) unose ove podatke u zajednički dokument. Ovaj će dokument biti njihova prva referentna točka ako imaju bilo kakva pitanja u vezi sa zadatkom koji ste im postavili (čime se smanjuje količina ponovljenog rada koji trebate obaviti), plus Ako ikada počnete raditi s drugim pomoćnikom, jednostavno im možete predati ovaj dokument i oni će moći mnogo više saznati o vama i vašim željama brzo.

Budi precizan

Sa svakim zadatkom koji delegirate budite što je moguće precizniji. Umjesto pisanja uputa po korak, možda će biti učinkovitije snimiti videozapis snimanja zaslona Ashampoo Snap 7 pregled: Jednostavno snimanje zaslona i snimanje video zapisaTražite jednostavno i sveobuhvatno rješenje za snimanje radne površine? Snap 7 nudi napredne mogućnosti snimanja zaslona, ​​uključujući snimanje s više snimaka i snimanje videozapisa. Ali vrijedi li 20 dolara? Pročitajte našu recenziju i sami je testirajte pomoću ... Čitaj više poslati vašem pomoćniku kako bi mogli gledati kako vas obavljao bi određene zadatke. Obavezno uvijek obavijestite svog pomoćnika koliko vremena mogu potrošiti na zadatak (i ​​/ ili proračun), krajnji rok i odgovoriti na bilo koji pitanja koja bi mogla imati prije nego što se pojave kako bi se smanjilo slanje i slanje e-pošte koje mogu nastati ako vam nije jasno dovoljno.

Budi pošten: Mnogi ljudi angažuju freelancere, misleći kako mogu angažirati nekoga da izvršava zadatak nakon zadatka za 3 dolara na sat. Budite pošteni onoga što tražite i satnice koje nudite. Što ste pravedniji, to ćete bolje rezultate dobiti.

Kako se nadam da možete vidjeti, opseg za to kako outsourcing može pomoći pri oslobađanju vašeg vremena i energije je ogroman, premda možete izvući maksimum iz outsourcing, na to morate gledati kao na dugoročno ulaganje koje će se isplatiti sve više i više jer će vaš pomoćnik (i) saznati više o vama i kako oni mogu ti pomoći.

Ako još uvijek niste uvjereni, pogledajte ovaj intervju sa Dan Andrews Tropska MBA o tome kako je uspio dati outsourcing većini od milijun dolara. Ako to ne pokrene vas, ništa neće!

Ovaj se članak fokusirao na na liniji outsourcing, ali postoji puno zadataka koje možete i outsourgirati izvan mreže. Alati poput TaskRabbit napravljeni su kao pomoć u svakodnevnim poslovima poput čišćenja i rublja, čak i kupovine svježe hrane.

Jeste li nadmestirali bilo koji svoj svakodnevni zadatak? Ako je tako, kako je prošlo?

Kreditna slika: Marcos Meca Sam Wordley (Shutterstock)