Kako skupiti zadatke pomoću Google kalendara za povećanje fokus i produktivnosti

Oglas

Mit o više zadataka je prožet. Bez obzira na to koliko smo istraživali više zadataka, to i dalje kažemo najviše ljudi ne mogu imati više zadataka, ali mi limenka.

Iznova i iznova, istraživanje pokazuje da kad mislimo da imamo više zadataka, u stvari ne radimo više odjednom. Prelazimo između aktivnosti i naprijed, a to je fenomen poznat kao "troškovi prebacivanja"Čini nas manje učinkovitima (i može nas dovesti u opasnost).

Ali…

Postoji jedna određena vrsta više zadataka koja bi mogla biti učinkovitija. Možda i nije toliko efikasno koliko se usredotočiti na jedan zadatak. Ali ako jednostavno ne možete izdržati fokusiranje na jednu stvar dulje od nekoliko minuta, možda ćete imati sreće.

(Da budem fer, postoje neki su slučajevi u kojima više zadataka može biti učinkovit način Single- vs. Multitasking: Što je najbolje za produktivnost?Multitasking je uobičajena metoda za povećanje produktivnosti. Ispada da nije nužno srebrni metak za produktivnost. Ključno je znati kada treba zadati više zadataka. Čitaj više .)

Uvod u skupljanje zadataka

Različiti gurui produktivnosti definirali su skupljanje zadataka na malo drugačije načine. Ali ono se svodi na ovo:

"Skupljanje zadataka je praksa grupiranja sličnih zadataka zajedno."

Tako ćete, primjerice, možda imati popis zadataka "kodiranja", "uklanjanja pogrešaka", "dokumentiranja" i "planiranja". U svom sam životu vjerojatno hrpao zadatke poput "pisanja", "uređivanja", "istraživanja", "pitchinga" i tako dalje.

Kako je ovo korisno?

Skup zadataka pomaže vam da postanete produktivniji potičući vas da se držite slične skupine zadataka kako biste smanjili troškove prebacivanja kada se krećete između njih. Kretanje od uređivanja fotografija do upravljanja e-poštom velika je promjena i moglo bi imati velike troškove prebacivanja dok se vaš mozak bori da promijeni stupanj prijenosa.

Prelazak s uređivanja fotografija na, recimo, objavljivanje fotografija na web lokacijama s fotografijama može stvoriti manji trošak prebacivanja. Ili zamislite da prelazite s pozivanja potencijalnih klijenata prodajnim mjestima na pozive postojećih klijenata da se prijave. To bi bilo lakše od prelaska s pozivnih poziva na stvaranje tromjesečnih izvještaja.

A taj niži trošak prebacivanja rezultira povećanim fokusom.

Kako ćete zadavati zadatke u serijama, ovisi o vama - važno je da su slični. Ako vam je teško prebacivati ​​brzinu između dva zadatka, oni ne pripadaju istoj grupi. Možete imati veliki broj serija ili manji, ovisno o vrstama stvari koje trebate učiniti.

Nakon što grupirate svoje zadatke, možete posvetiti vrijeme svakoj grupi.

Zakazivanje vaših serija

Ovo je mjesto gdje skupljanje zadataka postaje stvarno korisno. Kada ti odrediti određeno vremensko razdoblje Kako blokirati vrijeme u Google kalendaru za produktivni radni danBorite li se s upravljanjem vremenom? Pokazujemo vam kako blokirati vrijeme na svom Google kalendaru da biste povećali fokus, smanjili stres i povećali produktivnost. Čitaj više na određenu partiju, možete slobodno prelaziti s jednog zadatka na toj grupi. Što je sjajno za one od nas koji se jako vole kretati između projekata.

Sve dok se ne prebacite na zadatak izvan od ove serije, bit ćete učinkovitiji. Trošak kognitivnog prebacivanja bit će manji, a vi ćete učiniti više.

To je tako jednostavno.

A kad počnete stavljati serije zadataka u svoj kalendar, tako da imate određeno vrijeme za rad na njima, počet ćete vidjeti svoju produktivnost u velikom porastu. Budući da su troškovi prebacivanja niži, potrošit ćete manje vremena na brzinu za svaki zadatak. Određeno vrijeme za određene serije pomoći će vam da smanjite distrakcije (koje imaju i ogroman troškovi prebacivanja).

Korištenje sustava za upravljanje vremenom poput Pomodoro tehnika Kako mi je jednostavni pomodro tajmer učinio život boljimPomodoro tehnika jedan je od najjednostavnijih životnih hakova za upravljanje vremenom. Probijte distrakcije uz pomoć 25-minutnih komada i odbrojavanja. To bi mogla biti promjena u rutini života ako vam odgovara. Čitaj više ili će nešto slično povećati vašu produktivnost.

Ako ste spremni isprobati skupnu zadaću, evo što trebate učiniti:

Skupni zadaci s Google kalendarom

Prvo što ćete trebati učiniti je stvoriti grupe zadataka. Kako će svi imati različite zadatke i različite metode šaržiranja, potpuno je na vama. Kao što sam spomenuo, možda bi bilo dobro započeti s tri ili četiri kategorije. Za potrebe našeg primjera, koristit ćemo „planiranje“, „izgradnju“, „pregled“ i „izvještavanje“.

Mi ćemo kombinirati ove serije s konceptom vremensko blokiranje Blokiranje vremena - tajno oružje za bolji fokusTražite li učinkovitiji način organiziranja radnih dana? Pokušajte s vremenskim blokiranjem. Ova taktika upravljanja vremenom može vam pomoći u praćenju, istovremeno zadržavajući distrakcije, odugovlačenje i neproduktivno obavljanje više zadataka. Čitaj više . U Google kalendaru jednostavno odvojite vremensko razdoblje za određene serije.

Ovdje sam dodao događaje koji mi govore kada bih trebao raditi na određenim serijama:

Dodao sam i podsjetnik kako bih bio siguran da znam kada započinje moj blok izvještavanja:

Sada ću dobiti podsjetnik kada je vrijeme za rad na mojim zadacima izvještavanja. Za to vrijeme bih mogao koristiti Pomodoro tehnika Najbolje aplikacije za pomodro timer za postizanje vaše produktivnostiAko često udarite u zid produktivnosti nakon nekoliko sati rada, pomodro tajmer može vam pomoći da zadržite fokus. Ovaj izbor tajmera ima mogućnost za svaku platformu. Čitaj više da upravljam svojim vremenom na raznim zadacima. Ili bih mogao dopustiti da se to dogodi prirodnije, gdje se krećem između zadataka kad god želim. Ovaj dio ovisi o vama.

Shvaćate ideju. Sada samo ubacite više serija u svoj kalendar! Ali imajte na umu da vam i dalje treba vrijeme za deblokiranje. Trebat će vam nekoliko minuta tu i tamo da upravljate e-poštom, dolazite do poziva, razgovarate s osobama u uredu ili samo ostavite da se malo odmori.

Trenutno možete postaviti jedno pitanje: kako mogu odabrati kada zakazati svaku seriju? Na to nema pravog odgovora. Ako imate određenu vrstu poslova koji najbolje obavljate ujutro, zakažite je rano. Ako volite manje kognitivno intenzivne zadatke u poslijepodnevnim satima, zakažite ih tamo. Preferirate prebacivanje na nešto potpuno drugo kad mijenjate zadatke? To možete i vi.

Znate kako i kad najbolje radite Kako ostati produktivan bilo da ste jutarnja osoba ili noćna sovaNe nastojite se probuditi rano ili ostati kasno. Umjesto toga, optimizirajte sustave kako biste se mogli nositi s fazama u kojima je vaša produktivnost niska. Evo nekoliko pametnih strategija. Čitaj više , i to znanje možete staviti u svoj skupni raspored.

Jednom kada imate pakete u kalendaru, spremni ste krenuti! Sada sve što trebate učiniti je raditi.

Pomoću Google kalendara za povećanje vaše produktivnosti

Zakazivanje paketa zadataka u Google kalendaru moglo bi biti dovoljno za potpunu revoluciju vaše produktivnosti. Ali ako vam treba malo više pojačanja, možete upotrijebiti druge fenomenalne funkcije Google Kalendara.

Na primjer, možete sinkronizirajte popis obaveza s Google kalendarom Kako sinkronizirati Google kalendar sa svojim popisom obavezaU organizaciji vašeg života neophodna su dva alata: kalendar i vaš popis obveza. Ali većina rješenja za upravljanje zadacima drže ove dvije stvari odvojene. Pokazat ćemo vam kako ih kombinirati. Čitaj više i pregledajte svoje važne zadatke pored rasporeda serije. Ovo će vam pomoći da odredite prioritete među zadacima u svakoj grupi.

Ili možete upotrijebiti ažurirani prikaz više kalendara 5 novih značajki Google kalendara koje morate isprobati!Google kalendar je jednostavno postao fantastičniji. Google je konačno ažurirao svoj kalendar. Pokazat ćemo vam kako doći do novog dizajna i koje nove značajke morate isprobati. Čitaj više kako bi vaš raspored rada bio odvojen od ostalih sastanaka.

Možete čak označite unose u kalendar Kako najbolje iskoristiti Google kalendar sa 7+ novih alataUpotrijebite Google kalendar kako biste uštedjeli vrijeme i iskoristili sve za svoj radni dan. Ovi novi alati i usluge Google kalendara nude još nekoliko trikova sa produktivnošću. Čitaj više da vidite gdje ide vaše vrijeme i kako možete poboljšati svoje upravljanje vremenom.

Postoji toliko mnogo značajki i alata koji možete učiniti gotovo sve što želite sa svojim Google kalendarom.

Zadavanje grupa u dugoročnom periodu

Naravno, nikad nije tako jednostavno. Uvijek se održava. Na primjer, trebali biste redovito odvojiti nekoliko minuta za pregled svojih serija. Ako smatrate da određeni zadatak ne teče s ostalim iz njegove serije, možda biste trebali stvoriti novu seriju kako biste smanjili troškove prebacivanja.

I otkrijete da vaš zakazivanje nije optimalan. Možda vam treba više vremena između serija, ili vam treba cijeli dan bez planiranih aktivnosti da biste shvatili stvari.

Čak i kad nađete savršen sustav produktivnosti Kako stvoriti posljednji savršen sustav upravljanja vremenom koji ćete ikada koristitiProduktivnost je stalna potraga za više organizacije s manje rada. Način da ostvarite sve što sanjate da ostvarite, a da pritom ne izgubite san. Može li ovaj automatizirani sustav upravljanja vremenom sve to učiniti? Čitaj više , uvijek će biti održavanja koje trebate obaviti. Zadaci skupa nisu iznimka.

Ali kad uspješno saberete zadatke i integrirate ih u Google kalendar, imat ćete gotovo automatizirani sustav upravljanja vremenom. I ne može biti puno bolje od toga!

Jeste li isprobali skupljanje zadataka? Što činite da minimizirate vrijeme i trud potreban za prebacivanje zadataka? Podijelite svoj savjet u komentarima ispod!

Kreditna slika: photographee.eu/Depositphotos