Neka zapisnici rade: kako voditi učinkovite bilješke tijekom sastanka

Oglas

To je vještina koju je malo ljudi usavršilo; savršene minute sastanka.

To je poznata priča u nesavršenom svijetu. Radite na projektu od kritične važnosti na poslu. To je međuresorna afera, sa svom bolnom međuresornom politikom koja dolazi s tim. Kako se rok ne bliži kraju, zakazujete sastanak sa svojim kolegama. Nakon postavljanja an dnevni red sastanka Jednostavno izradite programe sastanka pomoću očekivanja sastanka [iPad]Iako se nitko od nas ne raduje sastancima, na svu sreću postoje brojne korisne internetske i mobilne aplikacije, poput AgreeDo-a, koje olakšavaju zadatak planiranja sastanaka. Svi uspješni sastanci počinju ... Čitaj više i dva sata mučne rasprave završite s dogovorenim rasporedom i planom djelovanja.

Tada se dogovoreni raspored ne ispunjava, a dogovoreni plan djelovanja se ne provodi. Ljutito nazovete svoje kolege: "Što se dovraga događa tamo? Nismo dogovorili to. " Oni su nepokolebljivi što rade ono što su obećali. Uvjereni su da ste vi krivi. I nažalost, nema što osporiti njihovu verziju događaja. Nisi oduzeo niti jednu minutu.

Nažalost, to je jedna od najvažnijih vještina potrebnih za moderno radno mjesto. Omogućuju vam da stvorite uspostavljeni zapis događaja o kojem se sve stranke dogovore, štedeći vas protiv glavobolje. Evo kako iskoristiti učinkovite minute u sastanku.

Ne treba minut

Zvuči kontra intuitivno, zar ne? Ovo je članak o tome kako iskoristiti učinkovite minute, a ja tvrdim da ih ne biste trebali uzimati? Kakvo je ovo ludilo?

Teško je napraviti dvije stvari istovremeno. Ako pokušavate pratiti razgovor dok traje nekoliko minuta, vjerovatno je da ćete loše raditi barem jednu od tih stvari. I sjećate se kako sam rekao da minute trebaju biti točan prikaz događaja? Oni su stvarno nešto što ne biste trebali zabrljati.

Kad idete na sastanak, trebali biste dovesti nekoga tko neće biti sudionik u razgovoru i zamoliti ga ili nju da uzme nekoliko minuta. To vam ostavlja da se usredotočite na razgovor, i možete biti sigurni da je bilješke o sastancima Suradnja i uređivanje bilješki o sastancima u stvarnom vremenu koristeći Sync.inKad god trebate raditi s mrežnim timom ili čak i ako jednostavno trebate surađivati ​​s drugim kolegama koji mogu raditi na drugim udaljenim lokacijama, mogućnost da imate nešto vizualno za pogledati ... Čitaj više bit će dobre kvalitete. Ako sudjelujete na mrežnom sastanku (možda upotrebljavate WebEx ili Google Hangouts), zašto ne otvorite vatru Smjelost Snimajte audio datoteke pomoću Audacity Čitaj više i snimite razgovor za buduću referencu?

Sjetite se 5 W

Prisjetite se jednog od svojih razreda engleskog u osnovnoj školi. Vjerojatno ste u jednom trenutku napisali priču i podučavali ste "5 sati". Da biste osvježili pamćenje, oni su "tko", "što", "kada", "zašto" i "gdje".

Kad malo bolje razmislite, to su minute. Oni stvaraju pripovijest o nečemu što se dogodilo ili nečemu što će se dogoditi. A slično kao što biste željeli kad sastavljate izvještaj ili članak, morate dodati detalje.

Dakle, gdje biste mogli imati nešto takvo.

Nadogradite WordPress na 3,7

Mogli biste imati nešto slično.

Ben Smith će nadograditi WordPress na 3.7 sljedeći tjedan zbog sigurnosnih zakrpa.

Mnogo značajnije, da?

… Ali nemojte to uzeti previše

Nikoga nije briga da Ben Smith sljedeći tjedan nadograđuje WordPress 3.7 jer je ovog tjedna na odmoru u Barbadosu sa suprugom i dvoje djece, ali njegov ljubimac Chihuahua Gee-Fee boravi u lokalnim uzgajivačima dok ih nema. Zašto biste to zapisali u svojim bilješkama?

Da, važno je uzeti u obzir sve važne detalje. Biti eksplicitna vrlo je važno. To je rečeno, nemojte ga odvesti predaleko tamo gdje snimate podatke koji ne pomažu nikome.

Dogovorite se o minutama

Dakle, imate sastanak od tri sata. Kad završi, zadržavanje u konferencijskoj sali vjerojatno će biti prilično slabo na popisu stvari koje želite učiniti. Umorni ste. Žedan si. Ljudi napuštaju ured i odlaze kući na tople krevete i America's Got Talent.

Hoćeš li izaći? Ne! Ako ste napisali rukom svoje zapisnike, uložite ih i marljivo ih upišite. Jednom kada ih imate u formatu koji je neosnovano koristan, e-poštom ih šaljete svim polaznicima. Tražite da priznaju da su pročitali zapisnike i da su zadovoljni sadržajem.

To pojašnjava ulogu koju svaka osoba mora imati, kao i njihove odgovornosti, i ako se netko ne slaže sa službenom evidencijom događaja, može je ispraviti. kolaborativni sastanak 6 najboljih besplatnih alata za mrežni sastanak za suradnju sa svojim timomMali timovi ne trebaju skupe poslovne aplikacije za suradnju. Evo šest fantastičnih alata pomoću kojih možete upravljati podacima, komunikacijom i još mnogo toga svog tima. Besplatno. Čitaj više ispada bolje zbog toga.

Saznajte Stena

Ovisno o tome koga pitate, skraćenica je ili stvarno sjajan način da se stvari brzo zapišu, ili je oblik šifriranja koji je otporan čak i na znatiželjne oči NSA-e. Bez obzira na to što ste mislili, korisna je vještina vašeg arsenala za bilježenje.

Iako je zastrašujuće gledati, stenografija nije previše teško zaraditi. Zamjenjuje uobičajene konstrukcije za pisanje simbolima i kraticama, omogućujući vam pisanje stotina riječi u minuti. To mora činiti Kim Fletcher, predsjednica Nacionalnog vijeća za izobrazbu novinara reci o tome.

Ako imate kraticu, ponudu možete brzo pronaći. Ulazite s magnetofonom ili digitalnim diktafonom, a ako ste tamo proveli sat vremena sa svojim diktafonom, imate sat vremena za presnimavanje, to traje dosta dugo

Postoji mnogo sustava za pisanje kratkih ruka s abecednim sustavima (AlphaHanditd.) među najbržima Gregg predbilježba, Gregg godišnjica Neka zapisnici rade: kako voditi učinkovite bilješke tijekom sastankaTo je vještina koju je malo ljudi usavršilo; savršene minute sastanka. Zapisnik događaja sprema vas za glavobolju sve dalje. Evo kako uzimate učinkovite minute u sastanku. Čitaj više , i Novi Era Pitman biti najbrži od gomile. Igrajte se s nekoliko njih i pronađite onu koja vam se sviđa! Otkrio sam to ova stranica nevjerojatno je korisno u razbijanju razlika između svake od mnogih metodologija.

Strukturirajte svoje bilješke

Dok bilježite bilješke, dotirate li tijek rada ili idete s punim Buzzfeedom i stavljate ga u popis? Učinkovitost vaših bilješki u potpunosti ovisi o načinu strukturiranja podataka koje bilježite.

Snimate li korake ili bilježite radnje koje će ljudi činiti u budućnosti? Bullet točke mogu biti od pomoći ovdje. Pravite li detaljne zapise o događaju koji se prethodno dogodio? Možda želite koristiti stil koji je više parakalnog karaktera.

Osjećate li se umjetnički? Još jedna tehnika koja bi vam mogla biti korisna je vizualno bilježenje bilješki. Ovdje dodajete kontekst tekstu dodavanjem boja, grafike i slika. Dodavanjem ilustracija možete dodati dodatne informacije, a da napomene ne postanu previše "riječi teške".

I na kraju, rado ćete znati da postoje neki alati koji čine strukturiranje vaših bilješki dodavanjem. Microsoft ima gomilu Predlošci programa Microsoft Word za odvajanje minuta u sastanku. Oni ne bi izgledali neugledno na zatrpanom, košulji radnom mjestu, ali još uvijek imaju mrlje u boji. Također sam uzeo na upotrebu SimpleNote Pomicanje preko TextEdit-a, za Mac je sada dostupan SimplenoteAko samo želite otvoriti alat za pisanje i započeti s pisanjem bez puno zbunjujućih zvona i zvižduka, Simplenote je možda upravo ono što tražite. Čitaj više za moje minute, zbog čiste estetike i ugrađenih sigurnosnih kopija oblaka.

Zaključak

Oduzimanje minuta vrlo je jednostavno, a to je strateška vještina održavanja učinkovitih sastanaka Vodič za online sastanke: Softver i strategijaModerne videokonferencijske usluge jednostavne su za upotrebu i dostupne su gotovo svima koji imaju računalo ili pametni telefon. Sposobnost povezivanja i susreta s ljudima na mreži znači da više nismo ograničeni geografskim položajem. Čitaj više svi bismo trebali savladati. Imate li zgodne savjete za bilješke na sastancima? Javite mi u komentarima ispod!

Kreditna slika: Mark Jensen John Bensondpstyles