Kako koristiti Evernote za upravljanje sastancima

Oglas

Jeste li znali da najnoviji alati koje nudi Evernote čine vrlo korisnom aplikacijom za upravljanje sastancima?

Organiziranje i vođenje sastanaka Vodič za online sastanke: Softver i strategijaModerne videokonferencijske usluge jednostavne su za upotrebu i dostupne su gotovo svima koji imaju računalo ili pametni telefon. Sposobnost povezivanja i susreta s ljudima na mreži znači da više nismo ograničeni geografskim položajem. Čitaj više mučan je ali važan dio izvršavanja stvari, a nisam shvatio koliko bi Evernote mogao biti koristan u kreiranju programa sastanka i snimanja minuta do nedavno. najnovije značajke 8 Evernote nadogradnje o kojima biste trebali znatiČini se kao i svaki drugi mjesec, Evernote dobija dodatne nadogradnje. Neke su tiho puštene, a ostale visoko očekivane od strane teških korisnika Evernote-a. Otkako sam napisao svoj posljednji članak o novom dizajnu i Evernoteu ... Čitaj više za dodavanje popisa obveza, izradu tablica, razmjenu bilješki i bilježnica i dodavanje dokumenata čini Evernote idealnim alatom za upravljanje sastancima.

Ako ste novi u Evernoteu, preuzmite naš besplatan neslužbeni priručnik Evernote Kako se koristi Evernote: Neslužbeni priručnikNaučiti kako samostalno koristiti Evernote treba dugo vremena. Zbog toga smo sastavili ovaj vodič kako bismo vam pokazali kako u potpunosti iskoristiti najvažnije značajke Evernotea. Čitaj više ustati i trčati u bilo kojem trenutku.

Stvorite predložak

Svi timovi, odbori i organizacije imaju jedinstvene potrebe i svrhe, ali kada je riječ o izradi dnevnog reda sastanka, postoje neke standardne točke koje ćete vjerojatno uključiti u svaki sastanak. Prije vašeg sljedećeg sastanka stvorite predložak bilješke koji će se koristiti za dnevni red i zapisnike sastanka.

Radije koristim značajku Evernote tablica za dnevni red i minute jer se automatski mijenja kada se sadržaj doda. Stupce i retke nije moguće dodati ili izbrisati, ali s obzirom da tablicu koristim kao predložak, to nije mnogo problema. Dodavanje imena redovnih sudionika olakšava provjeru tko je prisustvovao sastanku.

Datum i vrijeme sastanka držim u naslovu bilješke kako bih sebi i ostalim članovima tima olakšao prepoznavanje tih podataka. Još jedan atraktivan oblik oblikovanja dnevnog reda je posebna stavka izbornika horizontalnih pravila Evernotea (Format> Umetni vodoravno pravilo).

Umnožite dnevnu bilješku i isprobajte je sljedeći put kada budete imali stvarni sastanak da biste vidjeli što treba pregledati. Kada ste zadovoljni s rezultatima, možete duplicirati predložak za buduće sastanke i, naravno, sve svoje bilješke o sastancima čuvajte u određenoj bilježnici. Možete i izvoziti (Datoteka> Bilješka o izvozu) bilješku predloška u mapu s dokumentima ili na Dropbox račun i po potrebi ponovo uvezite kopiju.

Poveznica s drugim bilješkama

Prilikom pripreme dnevnog reda sastanka, možda znate ili ne znate da se stavkama u vašoj bilješci mogu dodati vanjske poveznice i poveznice. Da biste dodali vanjsku vezu, odaberite i desnom tipkom miša kliknite stavku u bilješci i odaberite Link> Dodaj vezu… i umetnite vanjski URL.

Da biste se povezali s drugom bilješkom u svom Evernoteu, desnom tipkom miša kliknite je na prikazu u isječku, kartici ili popisu i odaberite Kopiraj vezu bilješke. Zalijepite vezu kao i bilo koju vanjsku vezu da biste je povezali do bilješke. Ovo je vrlo korisno za dodavanje rezultata prošlih sastanaka u vaš trenutni dnevni red ili za raspravu o stavkama izbornika za koje imate druge materijale u Evernoteu.

Dijeljenje i suradnja

Dok ima nekoliko dobrih dostupne su aplikacije za dnevni red i minute za iPad MinuteTaker i sastanci pomažu vam da napravite profesionalne iPad zapisnikeU svom besplatnom mrežnom vodiču za MakeUseOf na mreži, gdje sam dao nekoliko savjeta za planiranje i održavanje sastanaka putem interneta, naveo sam i nekoliko minuta uzimanja aplikacija. Dok nas je vrlo malo ... Čitaj više , Radije koristim Evernote zbog dijeljenja i mogućnosti suradnje. To olakšava dijeljenje dnevnog reda i sastanaka putem interneta ili putem e-pošte s vašim timom i ostalim sudionicima sastanka.

Još jedna prednost ove vrste dijeljenja je ta što veze na vaše bilješke o sastancima uvijek uključuju promjene i ažuriranja bilješki te je izgled Evernote bilješki profesionalan na web stranici.

Ako koristite premium Evernote račun, možete dijeliti bilješke s drugim korisnicima Evernotea, posebno u svrhu suradnje. Dijeljene bilješke mogu se postaviti samo za čitanje ili čitati i mijenjati pristup. Evernote prati tko je promijenio bilješke, a ako postoje bilo kakvi sukobi u sustavu, Evernote automatski napravi duplikat vaše sukobljene bilješke kako bi problem mogao biti riješen.

Podsjetnici

Još jedna korisna značajka u Evernoteu je mogućnost postavljanja podsjetnika. Osobno dodajem podsjetnik dnevnom redu sastanka koji me podsjeća da pošaljem zapisnike zapisnicima sudionicima nekoliko dana prije održavanja sastanka. Podsjetnici Evernote pojavit će se na svim vašim uređajima na kojima je instaliran Evernote.

Tijekom sastanka

Iako je Evernote korisno za snimanje minuta, mnoge verzije sadrže značajku prezentacije za prikaz dnevni red sastanka i druge bilješke putem ekrana projektora, kao i ugrađeni alat za označavanje za označavanje sadržaj.

Alat za prezentaciju sadrži stavku izbornika za predstavljanje bilješke na drugom zaslonu, ali trebat ćete kliknuti ili dodirnuti gumb za prezentaciju na alatnoj traci svaki put kad promijenite neku drugu bilješku, stoga obavezno vježbajte koristeći prezentaciju način prije vaš sastanak! Značajka prezentacije mogla bi se koristiti i kao digitalna "tabla" za ideje o idejama brainstorminga.

Alat za snimanje zvuka je također prikladan za snimanje dijelova sastanka koje želite pregledati kasnije. Možda će vam trebati vanjski mikrofon, umjesto unutarnjeg mikrofona na vašem Mac-u ili računalu, kako biste dobili kvalitetno snimanje prostorije pune ljudi.

Trenutačno Evernote ne omogućuje dvjema ili više osoba suradnji uživo na bilješkama, već je nedavno ažuriranje mrežne usluge LiveMinutes ne dopušta živu suradnju koristeći Evernote note.

Post-sastanak

Kao i kod dnevnog reda, Evernote također olakšava dijeljenje minutaža sastanka gotovo odmah nakon sastanka. Suradnici tima mogu prilagoditi zapisnike, a minuta se može koristiti za pripremu dnevnog reda za sljedeći sastanak.

Ljepota korištenja Evernotea je ta što se sve vaše minute čuvaju u bilježnici za jednostavan pristup. Nakon što sakupite puno minutnih bilješki, možete ih odabrati sve ili ih spojiti u jednu veliku bilješku ili ih izvesti na lokalni pogon (Datoteka> Bilješke izvoza) gdje ih možete potražiti ako ih ponovo trebate.

Primijetite i ako se u bilježnici odabere više bilješki, za tu zbirku može se stvoriti tablica sadržaja. TOC je stvoren kao napomena i izvrstan je način dijeljenja popisa završenih minuta tijekom vremena.

Prilagođava se vašim potrebama

Da biste učinkovito iskoristili Evernote za organizaciju i vođenje sastanaka, morate biti upoznati s mnogim naprednim značajkama usluge. Ako članovi vašeg tima također koriste uslugu, to može olakšati organiziranje, suradnju i dijeljenje materijala za sastanke, a to znači i da koristite nekoliko manje aplikacija za postizanje posla.

Javite nam ako Evernote koristite za pripremu i održavanje sastanaka u komentarima, u nastavku.