12 razloga zašto ljudi i dalje ignoriraju vaše e-poruke

Oglas

Malo je više frustrirajuće od pokušaja pisanja hitne poruke e-pošte, samo da odgovor stigne prekasno. No, problem možda neće biti na primatelju. Možda leži u vama i kako ste razradili svoju poruku.

Istraživanje je otkrilo mnogo uvida u to kako uvjeriti više članova s ​​popisa za otvaranje, čitanje i klikanje na veze unutar e-pošte. Ali manje je podataka o postizanju sličnih ciljeva za osobnu ili radnu e-poštu.

Ako imate hitne probleme na poslu, poželite predstavite se influenceru 6 načina da naterate zauzete ljude da odgovore na vaše e-porukePostoji čitav niz pravila koja se odnose na slanje e-pošte koja će osobu potaknuti ili obeshrabriti da pritisne gumb „odgovori“ i odgovori vam. Saznajte pravila o uspjehu putem e-pošte. Čitaj više ili organizirati sastanak, kako je vjerojatnije da ćete odmah dobiti odgovor na svoju e-poštu?

Slijedi popis razloga zbog kojih odgovori na vaše e-poruke i dalje kasno stižu ili uopće ne dolaze. Svjesni ovih uobičajenih pogrešaka i savjeta, moći ćete razvijati bržu i dosljedniju stopu odgovora na svaku svoju e-poštu.

CC ste osoba od koje vam treba odgovor

Ako CC osobe uključite u svoju poruku, oni će često pretpostaviti da su uključeni samo zato da bi bili zadržani u petlji. To umanjuje šansu onih pojedinaca da odgovore, jer ne osjećaju da su glavni primatelji. Ako trebate svima odgovoriti, izbjegavajte korištenje funkcije CC. U idealnom slučaju, trebali biste poslati e-poštu po jednu osobu. Ali ako morate CC, jasno u početku e-pošte jasno poručite da ste potreba svi da odgovore, uključujući oni koji su CC.

Redak vašeg predmeta je odsutan

kvalitetna tema Kako napraviti da se vaša e-poruka ističe u pretrpanom pristigloj poštiJeste li ikad poslali e-poštu za koju smatrate da je važno samo odgovor na koju smo odgovorili puno dana kasnije ili još gore zaboravljeni? Odobreno, ponekad to nije pod vašim nadzorom, ali postoje stvari koje možete učiniti ... Čitaj više mora ljudima dati do znanja da vam hitno treba odgovor. To znači više nego neugodno titlovanje vaše adrese e-pošte "HITNO". A to ne znači da morate biti smiješno detaljni.

Nešto tako jednostavno kao "Stevo, trebamo donijeti odluku do sutra" djeluje dobro. Prvo, obraća se pojedincu, tako da znaju da snosi odgovornost ih. Drugo, sadržaj te teme sadrži osjećaj hitnosti i radoznalosti. To povećava vjerojatnost da će se poruka odmah otvoriti.

Ne dajete zahtjev brzo

Svi znamo da e-poštu treba biti sažet. Ali ako je vaš duži od nekoliko kratkih odlomaka, provjerite je li vaš zahtjev u centru pažnje od samog početka, jer u protivnom može se previdjeti.

To znači da pristojno prelazite ono što vam treba u prvoj ili drugoj rečenici. Kasnije možete detaljnije razraditi, ali pretpostavka o onome što želite je prva.

Vaše poruke su dosadne

Ako svi očekuju da će vaše poruke biti dosadne, vafli, napunjene žargonom i previše detaljne, srušit će se ideja o otvaranju vaše e-pošte.

Umjesto toga, natjerajte ljude da čekaju primanje e-pošte od vas. Koristite humor. Osobno se obraćajte ljudima. Izbjegavajte korporativni govor. Neka vaše rečenice budu kratke i upečatljive. Uključite smiješan GIF Pronađite najbolje GIF-ove na webu pomoću Giphy-a, namjenske tražilice za animirane slikeGIF-ovi su uobičajena pojava na webu, ali ponekad je teško pronaći pravu stvarnu situaciju. Srećom stigla je nova posvećena tražilica samo za GIF-ove. Ime mu je Giphy i ... Čitaj više . I dalje možete uljepšati nečiji dan, čak i ako ih molite za uslugu.

Ne postavljate rok

Ako trebate nešto, obavijestite primatelja točno kad treba. Prečesto se od nas traži odgovor „što prije“ ili „uskoro“. To rok čini subjektivnim. Ako kažete "stvarno mi je potreban odgovor na to pitanje do 16 sati danas", međutim, nema mjesta dvosmislenosti.

Ne pružate alternative

Nastavljajući s gornjim primjerom, moguće je da primatelj jednostavno ne može dobiti odgovor do 16 sati. Morate objasniti ovu mogućnost u svojoj početnoj poruci proširivanjem rečenice:

"Stvarno mi treba odgovor na to pitanje do 16:00 danas. Ako to nije moguće, obavijestite me do podneva da bih mogao dogovoriti alternativne mogućnosti. "

E-adresa nije Visoki prioritet

Ako je tvoja poruka stvarno je hitno, to možete učiniti očiglednijim označavanjem poruka e-pošte u određenim klijentima e-pošte. Biti u mogućnosti označiti e-poštu kao Visoki prioritet moguće je u programu Microsoft Outlook i Apple Mail. Nažalost, to u Gmailu nije moguće, pa je najbliža alternativa vašem predmetu ispred „HITNO:“

To treba učiniti samo u stvarno hitnim slučajevima. Ako vam se to čini prečesto, ovaj će savjet izgubiti svoju učinkovitost.

Ne stvarate prijetnju

Zvuči gore nego što jest. Obavijestite primatelja da ako odgovor ne bude primljen u zadanom roku, uslijedit će određene posljedice. Kao primjer: "Ako se ne javim od vas do 14:00, pretpostavit ću da je sve u redu i poslat ću izvođaču 10 000 USD".

Ako se tada primatelj odluči zanemariti pitanje, izričito zna da će se stvari i dalje nastaviti bez njihovog doprinosa. Ako žele da se njihov glas čuje, trebaju govoriti sada.

Ne pomažeš

Ako je vaš zahtjev vrlo širok, primatelj će često misliti da mora sastaviti rječitiji odgovor nego što je potrebno. Obavijestite ih ako je jednostavno "da" ili "ne" uspjeti. Ako dogovarate sastanak, ponudite tri ili četiri povoljna vremena kao početnu točku. Učinite što možete da odgovaranje na e-poštu ne opterećuje primatelja.

E-poštom šaljete u pogrešno vrijeme

Ako znate da vam se menadžer u četvrtak popodne digne s nogu, nemojte čekati do četvrtka ujutro da biste poslali e-poštu ako ste je mogli poslati u utorak. Ako znate da vaš kolega ima mnoštvo poruka e-pošte na početku svakog dana, možda pričekajte dok ne znate da ih ima prošli kroz njihovu pristiglu poštu 5 akcijskih koraka za izliječenje nepristojnosti mape pristigle pošteInbox Zero jedna je od najpopularnijih riječi na mreži. Da biste istinski riješili probleme s e-poštom, morate prijeći nulu inboxa i riješiti osnovne probleme. Čitaj više prije nego što pošaljete svoju poruku. Time se vaš e-mail manje iga u sijenu.

Šaljete previše e-pošte

Ako u uredu znate da je neumoran e-poštu, vaše će kolege brzo zaslijepiti vaše molbe u pretinac pošte.

Neka to postane navika Kako se koriste mikro navike i iskre masivne osobne promjeneTeško je stvoriti nove navike. Navike se obično grade tijekom tjedana ili mjeseci ponavljanja, a motivacija je izazov. Kad vam se dogodi teško, mikro navike mogu biti od velike pomoći. Čitaj više da su poruke e-pošte važne. Zatim, kada netko vidi poruku od vas u pristigloj pošti, vjerojatnije je da će je obavijestiti.

Nezahvalni ste

Ako stalno pitate ljude za stvarima i ne pokazujete zahvalnost, vrlo brzo će vam se ljudi zamjeriti u tome što vam pomažu. U svijetu e-pošte to znači da vas ljudi jednostavno ignoriraju. Radije bi odgovorili i pomogli drugim ljudima koji poštuju njihovo vrijeme i trud.

Ako netko brzo odgovori, zahvalite mu ili njoj. Ako vam se sklone da vam odgovore ili vam pomognu, pobrinite se da pokažete da ste zahvalni.

Pokušati

Ako je spor s odgovorom ili nijedan problem nije vaš problem, pokušajte izbjeći svaku od gore navedenih pogrešaka. Radeći to, svaka će se poruka e-pošte vjerojatnije brzo otvoriti, pročitati i odgovoriti na nju. Kada to učinite nekoliko tjedana, to bi trebalo postati druga priroda. Prije nego što to znate bit ćete stručnjak za e-poštu Želite li postati stručnjak za nešto? Isprobajte smišljenu praksuSuviše je jednostavno osjetiti kićenje kad naporno pokušavate poboljšati određenu vještinu. Iskoristite snagu "namjerne prakse" da biste prevladali te zaluđene platoe. Čitaj više .

Koje druge tehnike e-pošte pomažu vam da dobijete brzi odgovor? Je li nešto od navedenog za vas bilo posebno učinkovito?

Slikovni krediti: dosadan posao autor Ditty_about_summer preko Shutterstoka, Svaki dan je dan zaljubljenih autor: Lili Vieira de Carvalho (Flickr). Jesmo li već skoro? napisao Stuard Richards (Flickr). oprez - strmi koraci: 1 Autor Crystian Cruz (Flickr). Ulazno spremanje s Gmailom autor David Bruce Jr. (flickr).