Pratite e-poštu, telefonske pozive i zadatke pomoću časopisa Outlook

Oglas

Jedna od najčešćih žalbi ljudi sa vrlo zaposlenim poslovima je da čini se da u danu nema dovoljno vremena za sve. Jedini način za stvaranje vremena je nekako uklopiti više zadataka u manje prostora.

Zvuči nemoguće, ali nije. Dosta vremena upravljanja svodi se na evidentiranje vremena, a kroz praćenje načina na koji koristite vrijeme shvatite na koji način također možete gubiti vrijeme. Ovdje na MakeUseOf-u objavili smo mnogo alata i savjeta pomoću kojih možete pratiti svoje vrijeme tijekom dana. To može uključivati ​​instaliranje softver poput Kloka Zabilježite nestalo vrijeme u svom radnom rasporedu pomoću praćenja vremena KlokProteklih nekoliko mjeseci otkrio sam vrlo čudan fenomen koji je puzao u moj radni raspored. Izgleda da gubim vrijeme. Kako gubite vrijeme? Lakše je nego što možda mislite. Dobivate ... Čitaj više da se doslovno "satka" svake sekunde dana, ili bi moglo uključivati ​​korištenje nečega poput naprednijeg Chrometa alat Učinkovito pratite vrijeme vašeg računala (i naplatite za to!) Pomoću Chrometa Čitaj više da je Dave pokrivao.

Međutim, ako radite u uobičajenom uredu, izgledi su prilično dobri da na vašem računalu imate instaliran paket Microsoft Office. Izgledi su također dobri da Officeov softver koji imate uključuje Microsoft Outlook. I ako je to slučaj, vjerovali ili ne, već imate vrlo cool aplikaciju za praćenje vremena ugrađenu u set Microsoftovih alata.

Budući da je Outlook otprilike toliko uobičajen kao Word i Excel na većini radnih računala širom svijeta, želim podijeliti s vama nekoliko savjeta o tome kako možete koristiti stvarno dobar alat Journal u programu Microsoft Outlook za praćenje vašeg dana - uključujući svaki zadatak, svaku e-poštu, svaki telefonski poziv i sve ono što radite tijekom dan. Ovo je sustav upravljanja vremenom s jednim klikom koji poprilično pobjeđuje gotovo sve drugo što biste mogli preuzeti besplatno.

Da biste zabilježili svoj dan pomoću Outlook Journal-a

Ono što je iznenađujuće je da puno ljudi koristi Outlook, a čak niti ne shvate da je ovaj mali alat dostupan. Ljudi su toliko navikli da koristi kalendar, popis zadataka i klijent e-pošte da se ne trude ni pogledati donji desni kut lijeve navigacijske trake. Postoji mala zelena ikona za bilježnicu - to je aplikacija Journal.

Kada otvorite ovu malu aplikaciju, shvatit ćete prilično brzo da to uopće nije tako malo. Ako časopis ostavite otvoren u jednom kutu zaslona, ​​možete ga koristiti tijekom dana za praćenje svih aktivnosti samo klikom na jedan gumb - Unos u časopisu.

Kada pokrenete novi unos u časopisu, samo mu dajete ime (predmet), odaberite vrstu unosa kao što je telefonski poziv, e-pošta ili zadatak na kojem radite, a zatim kliknite gumb "Vrijeme početka" To je to. Samo krenite na posao. Možete upisati opis djela tako da ćete kasnije kad pregledate svoj časopis imati detaljni zapis onoga što ste učinili toga dana, ali zaista je vrijednost ovog alata mogućnost vođenja dnevnog dnevnika vaših aktivnosti uz vrlo malo napora svi. Samo otvorite i kliknite.

Unutar dnevnika možete brzo pokrenuti bilo koju drugu Outlook aplikaciju poput e-poruke, sastanka, novog zadatka i još mnogo toga. Drugim riječima, to zapravo čini alat Journal najboljim centrom za upravljanje projektima za svaki od projekata na kojima biste mogli raditi na svom poslu. Koji je bolji način za praćenje ukupnog broja sati koje ste proveli u svakom projektu, plus imati sposobnost da sve svoje aktivnosti poput zadataka, e-poruka i još mnogo toga, vežete direktno za projekt snimiti?

Ako želite vidjeti koliko ste vremena posvetili projektu, ili pada li vaš projekt unutar projiciranog vremensku traku koju vam je dodijelio šef, samo kliknite ikonu "Vremenska traka" i vidjet ćete unose u časopisu izložene u kalendaru Vremenska Crta.

Možete se usredotočiti na vremensku traku i vidjeti je prema satima, a ne samo po danu.

Najbolje od svega, ako vas šef stalno pita na čemu radite, sve što morate učiniti je desnim klikom na projekt Journal i odaberite opciju “Share”. Samo podijelite Dnevnik svom šefu i on može brzo pratiti vaš napredak i koliko vrijeme koje posvećujete projektu, bez potrebe da vas stalno mučite što radite na. Dobar odnos šef-radnik zaista se svodi na otvorenost i komunikaciju, tako da bi takav način suradnje i vidljivosti sa šefom lako postigao neke prilično velike bodove.

Naravno, ne morate pregledavati svoje unose na dugoj vremenskoj traci. Ako samo želite brzo pregledati sve na čemu radite u posljednje vrijeme, jednostavno se prebacite na prikaz "Popis unosa" i poredati po datumu.

Jednom kada vaš popis unosa u časopise postane opsceno dug, nemojte se bojati - možete samo desnom tipkom miša kliknuti na vremensku traku ili unosni popis i odaberite "Idi na datum ..." To vam daje mogućnost da vidite sve unose koje ste uneli dan.

Idući put kada vaš kolega kaže: "Hej, sjećate li se onog projekta na kojem smo radili prošlog veljače?" - možeš samo otvorite svoju super zgodnu aplikaciju Journal, idite na taj datum i prisjetite se svih svojih bilješki i aktivnosti iz tog datuma vrijeme. Svi ćete otpuhati svoju sposobnost pamćenja svega što ste ikada napravili i svakog vašeg projekta.

To je ionako teorija aplikacije Journal. Kako su ljudi to zaista primijenili, sasvim je druga priča. A kako ćete to primijeniti u potpunosti ovisi o vama, ali budite svjesni da alat postoji ako vam ikad zatreba.

Jeste li ikada koristili alat Outlook Journal u programu Outlook? Kako ti je olakšao posao? Podijelite svoja iskustva s njim u odjeljku s komentarima u nastavku!

Kreditna slika: Kožna bilježnica Via Shutterstock