Kako stvoriti posljednji savršen sustav upravljanja vremenom koji ćete ikada koristiti

Oglas

J.R.R. Tolkien je jednom, kroz lik Gandalfa, napisao: "Sve što moramo odlučiti je što učiniti s vremenom koje je dano nama." Ako želite znati tajnu stvaranja savršenog svjetskog sustava upravljanja vremenom, to morate slušati Gandalf.

Moj osobni put ka savršenom sustavu upravljanja vremenom bio je dug i prepun je lešima prošlih pokušaja. Kažu da je put do pakla popločen dobrim namjerama. Pa, recimo da sam uvijek počeo koristiti svaki novi sustav s vrlo dobrim namjerama.

Pokušao sam Gqueues Iskoristite Google upravljanje zadacima i zakazivanje na potpuno novu razinu pomoću GQueues-aGoogle zadaci ne funkcioniraju ako želite prijeći danas od upravljanja vremenom u vizionarsko planiranje sutra. Ovo je mjesto gdje GQueues stupaju do tanjura. Čitaj više , Todoist Koliko je produktivniji ToDoist Premium? Evo 6 dobrih razloga za nadogradnjuNeko vrijeme sam besplatno koristio ToDoist. Ali nastavio sam se suprotstavljati stvarima koje sam želio učiniti, a nisam mogao. Podsjetnici e-poštom. Dodavanje bilješki zadatku. Stvari koje bi doista dodale puno toga ... Čitaj više

, Google zadaci Pretvorite Google zadatke u paket za upravljanje zadacima s Google zadacima izvan mreže [Chrome]Upotreba Google zadataka slična je vezi iz ljubavi i mržnje. Problem s upotrebom Google zadataka izravno, recimo, Google kalendarom ili unutar Google Maila je taj što su izgled i korisničko sučelje krajnje pojednostavljeni i ... Čitaj više i svaki trik za upravljanje životom između. Ako ste poput mene, vjerojatno ste isto napravili. Stalna je potraga za više organizacije s manje posla. Način da stvorite više vremena u svom rasporedu, ostvarite sve što sanjate da ostvarite, a da pritom ne izgubite san.

Što je savršen sustav upravljanja vremenom?

Ako ste poput mene, vjerojatno se osjećate kao da imate sustav koji je skoro što vam treba, ali ne sasvim. Gotovo uvijek nešto nedostaje

Savršeni sustav upravljanja vremenom trebao bi imati sljedeće kvalitete.

• Omogućuje vam "mirno mjesto" za promišljanje svojih životnih ciljeva i snova
• Pruža besprijekornu integraciju zadataka povezanih s vašim ciljevima
• Omogućuje vam lako organiziranje i planiranje tjednih i dnevnih obaveza
• Pomaže vam da izbjegnete zaboraviti važne zadatke
• Kompaktan je i jednostavan, ali učinkovit i sveobuhvatan

Zadnji je poput traženja mjeseca, zar ne? Potreba za jednostavnošću u kombinaciji sa zahtjevom da bude sveobuhvatan čini nemoguće pronalaženje savršenog sustava.

Stvorite liniju za upravljanje vremenom

Idealan sustav upravljanja vremenom trebao bi funkcionirati poput učinkovite montažne linije. Imate dolazne zadatke (zadatke), a one je potrebno organizirati i isplanirati, a zatim integrirati u svoj kalendar. Taj postupak izgleda ovako:

Problem s većinom pokušaja upotrebe jednog aplikacija poput gTasks Upotrijebite gTasks za sinkronizaciju zadataka s Googleom [Android]Ovih dana postoji milijun i jedan sjajan način upravljanja popisom obveza putem interneta i putem mobilnih aplikacija. U skladu s tim, često je ostalo nekoliko ljudi koji još ne koriste jedan od ... Čitaj više ili bilo što slično jest da su te aplikacije specijalizirane za to da dobro ili dobro upravljaju jednim ili dva dijela ovog postupka.

Alati za praćenje vremena 4 izvrsna alata za praćenje slobodnog vremena [Android]Bez obzira tko ste, vrijeme je nevjerojatno važna roba. Svima nam je dodijeljeno isto vrijeme - 86.400 sekundi svaki dan - i na nama je kako provodimo to vrijeme ... Čitaj više ili pomoću Pomodoro tehnika Pomodoro Web App Tomato.es upravljanje vremenom je jednostavnoNe možete se usredotočiti? Pođite na posao. Tomato.es je besplatni program Pomodoro koji možete koristiti izravno u pregledniku - i to je možda najbolja takva aplikacija koju sam ikad koristio. Pomodoro tehnika je jednostavna: ... Čitaj više natjerati te odlagati manje Zašto se odugovlačenje ne može izliječiti aplikacijama za upravljanje zadacima [mišljenje]Najduže sam se borila s upravljanjem vremenom, a u nekim aspektima i dalje to radim. Jedna od mojih mnogih metoda u "prevladavanju" mog nedostatka vremena bila je korištenje aplikacija za upravljanje zadacima. Ja ... Čitaj više upravljanjem svojim tjednim rasporedom, ali ne pomažu vam u organiziranju zadataka.

To je bio tek kad mi je Justin pokazao svoju tehniku ​​korištenja LEGOS kao metoda upravljanja vremenom Kako koristiti LEGO-ove da biste bolje upravljali svojim vremenomMislim da sam pronašao vrhunski alat za produktivnost: LEGO. Ne odlazi! Dopustite mi da objasnim. Čitaj više da sam počeo dobivati ​​nabrajanje nečega što bi moglo biti bolje za mene. To je dovelo do toga što sam mislio da će postati moj najbolji i posljednji put sustav upravljanja svih vremena, koristeći Trello Trello - jedinstven, jednostavan i moćan sustav upravljanja projektima iz dobrog domaZnači li vam ime Joel Spolsky? Ako je tako, htjet ćete pročitati ovaj post, jer prikazuje najnoviji i najveći projekt Spolskog. Ako ne, trebali biste znati da je ovo ... Čitaj više .

Spajanje komada

Međutim, Trello još uvijek nije bio lako mjesto isplanirajte životne ciljeve Kako stvoriti ploču za vizije i ispuniti svoje velike ciljeveMožete ih nazvati velikim stijenama ili velikim, dlakavim, smjelim ciljevima. Neki ga nazivaju popisom kanti. Praznjenje te kante poziva na akciju. Ovdje se vizualni alat poput Trella pokazuje korisnim. Čitaj više , i upravljanje zadacima iz jednog koraka u drugi bio je vrlo nespretan.

Iz tih razloga sam konačno odlučio uzeti sve lekcije koje sam naučio iz prošlih sustava Sve sam testirao i kombinirao sve u jedinstveni, automatizirani sustav upravljanja vremenom koji to radi svi.

1. - Stvorite svoj master list upravljanja vremenom

Tijek rada koji sam ukrao od Justina i koristio u sustavu Trello dobro funkcionira. U osnovi započinjete s jedne strane sa svim dolaznim novim zadacima koje trebate nekako uklopiti u svoj raspored. Zatim s lijeve strane imate popis svih zadataka koje želite obaviti u ovom mjesecu. Lijevo od ovog tjedna.

Ovaj sustav je radio za mene oko četiri ili pet mjeseci. Počeo sam zaboravljati stvari koje su bile na nekom od popisa. Nisu preseljeni u "danas" i tek onda su pokopani. Sustav me počeo iznevjeriti.

Evo što sam učinio Najprije morate stvoriti Google proračunsku tablicu i stvoriti četiri lista.

U ovom slučaju započinjete s lijeve strane i kreirate an dolazni list. Ovdje će biti navedeni svi dolazni zadaci iz raznih drugih sustava.

S desne strane od toga, stvorite Mjesečni zahtjevi list. Desno od toga stvorite a Tjedni zahtjevi list. S desne strane stvorite svoje Tjedni raspored list.

Doći ćemo do formatiranja tih pojedinačnih listova u trenu. Ali prvo napravite tjedni kalendar u Tjedni raspored list stvarajući jedan red dana u tjednu i stupac svakih pola sata za cijeli dan.

Sada kada ste pripremili svoj tjedni raspored za upotrebu, vrijeme je da počnete unositi zadatke u svoj novi sustav upravljanja vremenom!

Na Dolazni list, izradite zaglavlja za Zadatak, Projekt, Datum dodan, Označiti, Prioritet, Veza, planiran, i Gotovo.

Ova će polja imati smisla u trenutku kada počnemo hraniti vaš „Dolazni“ list automatskim feedovima.

Drugo - Stvorite i automatizirajte svoje životne ciljeve

Prvi od tih feedova bit će vam životni ciljevi.

Jedna najvažnija lekcija koju sam naučio jest da kad je riječ o velikim ciljevima, trebate prostor koji čist je i namijenjen samo jednoj svrsi - razmišljanju o stvarima koje su najvažnije vas.

Od svih aplikacija za upravljanje vremenom koje sam ikad probao, ovo je jedna svrha Todoist je savršen.

To je čisto i jednostavno. Stvarate te velike životne ciljeve na lijevoj strani, a zatim na desnoj strani te iste velike ciljeve razgrađujete u pod ciljeve na kojima ćete raditi cijeli svoj život.

Na primjer, jedan od mojih životnih ciljeva je imati sretnu obitelj. Neki od ciljeva ovog programa bili bi „pružiti pozitivno djetinjstvo“ svojoj djeci ili „biti požrtvovan i brižan muž”. Pod tim pod-ciljevima, gdje se prelaze više specifičnosti. Na primjer, izgradnja spavaće sobe za moju kćer sigurno bi joj pružila pozitivnije iskustvo iz djetinjstva.

Ovo je an podložan zakonskom suđenju zadatak. Ono što želite učiniti je postaviti oznake za ove djelotvorne zadatke, tako da ih ToDoist automatski šalje vašem matičnom sustavu upravljanja vremenom.

Morat ćete koristiti ToDoist Premium imati pristup naljepnicama (to je jeftino i vrijedno toga!)

U ToDoistu samo kliknite etikete na lijevoj navigacijskoj traci, a zatim kliknite ikonu Dodajte oznaku dugme.

U gornjem primjeru, za izradu zadatka za spavaću sobu, nakon kreiranja oznake happy_family, samom zadatku sam dodao "@happy_family" kako bih je označio.

Zašto vam ove naljepnice pomažu? Jer sad to možete koristiti IFTTT da biste uočili te označene zadatke i umetnite ih u svoj potpuno novi dolazni list u Google tablicama.

U IFTTT-u, samo odaberite okidač ToDoist i odaberite Novi zadatak stvoren s oznakom.

Zatim možete odabrati s padajućeg popisa naljepnica koje ste stvorili, kao i projekt na kojem ste oznaku koristili.

Na kraju, radnju postavite na Google pogon, odaberite Dodajte redak u proračunsku tablicui upišite ispravno ime svoje Google proračunske tablice na kojoj ste kreirali list "Dolazni".

Primjećujete polja u ovom izlazu? To su ista polja koja ste upravo stvorili u proračunskoj tablici.

Dakle, svaki put kada stvorite zadatak vezan za Životni cilj u ToDoistu i primijenite jednu od oznaka koje za vas je stvoren IFTTT okidač, taj će se zadatak automatski učitati u Dolazni proračunske tablice.

Razmisli o tome. Sada možete sjesti, bistriti svoj um i samo isplanirati svoje životne ciljeve. Nema brige o tome kako isplanirati što trebate učiniti da biste ih postigli - samo brainstorm i označite zadatke koje ćete morati obaviti da biste stigli na njih. Neka automatizacija vodi računa o ostalom.

3. - Automatizirajte svoje hitne zahtjeve

Naravno, vaš život je više od samo vaših životnih ciljeva. Suočimo se s svakodnevnim zahtjevima, telefonskim pozivima i e-mailovima, a stalno vas bombardiraju novim zahtjevima i novim zadacima. I vama je potreban način da se riješite tih zahtjeva.

Odgovor za to je također automatiziranje feeda "Dolazni" s vašeg računa e-pošte. Ne brinite, ovo je stvarno jednostavno. Samo stvorite IFTTT okidač za svaki put kad zvijezda e-pošta u vašoj pristigloj pošti.

Zatim stvorite istu akciju kao i prije - Dodajte redak u proračunsku tablicu. Obavezno pravilno upišite isti naziv proračunske tablice. Također ćete morati prilagoditi Formatirani redak tako da prikazuje potrebna polja za Dolaznu tablicu koju ste kreirali.

Važno je samo osigurati da se predmet e-pošte podudara s poljem "Zadatak" u vašoj proračunskoj tablici.

Sada, svaki put kada označite e-poštu u primljenoj pošti, ta se linija e-pošte dodaje vašoj proračunskoj tablici kao još jedan dolazni zadatak.

Ljepota ovoga je što dok skenirate e-poštu i primjećujete e-poštu koja vam treba vremena, ona mora postati zadatak koji je zakazao u vašem radnom procesu. Ne gubite vrijeme pokušavajući odmah ispuniti zadatak. Samo označite zvijezdu i krenite dalje.

Sada kada imate svoje životne ciljeve i vaše svakodnevne poruke e-pošte automatizirane za popunjavanje dolaznih zadataka red vašeg novog sustava upravljanja vremenom, vrijeme je da se prebacite na organiziranje tog tijeka sustav.

4. - Organizirajte svoj tijek rada

Sada dolazi zabavni dio. Ako ste ToDoist koristili za planiranje svojih dugoročnih ciljeva i u svojim e-porukama označavali važne stvari, vidjet ćete da je na listu stiglo gomila novih zadataka!

Sjetite se planiran i Sastavljeno polja koja ste stvorili? Pa, to su bili dodaci koje automatizacija neće ispuniti. To je zato što kad odabirete svako ime zadatka i prelazite ih na Ovaj mjesec ili Ovaj tjedan listovi, morat ćete zabilježiti da ste zakazali taj zadatak. Kada dovršite zadatak, možete ga označiti kao dovršeno pomoću polja Gotovo.

Nakon što je zakazan zadatak, on postoji u mjesecu ili tjednu. Ideja je da na mjesečnoj osnovi trebali premjestiti sve dolazne zadatke za koje mislite da biste ih mogli obaviti ovog mjeseca Ovaj mjesec list.

Ovaj mjesec i Ovaj tjedan listovi trebaju imati sljedeća polja: Zadatak, Za koga?, Frekvencija, Ponoviti i Životni cilj.

Dok premještate naziv zadatka s dolaznog u ovaj mjesec, odvojite vrijeme da ispunite ta polja. Za koga je (koji klijent ili osoba) zadatak? Je li to zadatak koji morate ponavljati svaki mjesec? Je li to jedan od vaših životnih ciljeva?

Najvažnije je definirati kada zadatak treba ispuniti. Razvrstavanje prema ovom polju pomoći će vam da odredite prioritete koje zadatke trebate obaviti kada planirate svoj tjedan.

Ne zaboravite, radite to svaki mjesec. Također, trebate vremena na početku tjedna da biste premjestili zadatke s Ovaj mjesec list do identičnog Ovaj tjedan list. Ili, u slučajevima kada se zadatak ponavlja mjesečno, možete jednostavno dodati zadatak u svoj tjedni kalendar i ažurirati polje "Sljedeće dospijeće".

To je ljepota ovog sustava. Može vam pomoći u upravljanju svime - zadacima vezanim za one važne životne ciljeve, svakodnevnim svakodnevnim poslovima iz kojih proizilazi e-poruke, mjesečne i tjedne obveze koje trebate obaviti bez obzira na sve, a zatim i važne zadatke u koje dodate dolazni plahtirajte se.

Kako se zadaci obrađuju i prelaze s kartice na karticu, oni se datiraju i postavljaju prioritet, a onda ćete ih konačno dodati u svoj raspored za naredni tjedan. Ovo je raspored na posljednjoj kartici koji ste stvorili na početku ovog članka. Ovo koristi vrijeme blokiranja strategije Blokiranje vremena - tajno oružje za bolji fokusTražite li učinkovitiji način organiziranja radnih dana? Pokušajte s vremenskim blokiranjem. Ova taktika upravljanja vremenom može vam pomoći u praćenju, istovremeno zadržavajući distrakcije, odugovlačenje i neproduktivno obavljanje više zadataka. Čitaj više o kojem je Rob nedavno pisao - što djeluje prilično dobro.

Razmislite o šifriranju tih zadataka u boji dok ih dodajete u svoj raspored za tjedan. Možda stvorite šifru boja za svakog različitog klijenta ili upotrijebite različite boje za označavanje različitih projekata ili prioriteta.

Ključ ovog sustava je da je sposoban nositi se sa svime, od vašeg planiranja života i postavljanje ciljeva 5 kritičnih pogrešaka koje treba izbjegavati prilikom postavljanja ciljevaPostavljanje ciljeva je izvrstan način za smanjenje odlaganja i povećanje produktivnosti. Ako nemate ciljeve, nemate smjer. Bez se pravca lako možete osjećati izgubljeno i zbunjeno. Srećom, ... Čitaj više , na projekte na kojima trenutno radite.

Zatim se planiraju na drugoj i trećoj kartici, a konačno se planiraju i izvršavaju na posljednjoj kartici. Sve dok ste dovoljno disciplinirani da sjednete i koristite ovaj sustav za planiranje svog nadolazećeg mjeseca i tjedna, to će povećati vašu produktivnost više puta.

Jeste li još pronašli svoj savršeni sustav upravljanja vremenom? Izgleda li ovo za vas? Podijelite svoja iskustva o upravljanju vremenom i savjete u odjeljku s komentarima u nastavku!

Slikovni krediti: Upravljanje vremenom Via Shutterstock