Fool Proof sustav za planiranje i upravljanje više projekata

Oglas

Imati više projekata i na poslu i kod kuće poput je plijesni koja raste na vašim zidovima. Plijesan koji budi anksioznost i zgražanje dok plivate dalje iza sebe, gubeći trag gdje vam je sve i što vam preostaje da uradite. Srećom, postoji relativno jednostavan sustav koji nudi očistiti to mlijeko, pouzdano usmjeriti te projekte na pravi put i tako nastaviti.

Unesite cjelovito planiranje horizonta

Ovaj se sustav naziva "planiranje punog horizonta" (FHP) skovao i ilustrirao profesor matematike i kadulja produktivnosti, Cal Newport. FHP je sustav tijeka rada koji traje vaš uglavnom nesavjestan popis obveza 4 popularna savjeta o produktivnosti koja treba zanemaritiNeke ideje o produktivnosti koje nam se prodaju ponekad su neutemeljene i često pogrešne. Razmotrimo nekoliko ovih mitova o produktivnosti pokazujući da je upravo suprotno vjerojatno isto. Čitaj više , i pretvara je u nešto što je ujedno i upravljivo i poštujuće vaše vrijeme. Također je i nenadoknadivo kada se radi o zajamčenim, svakodnevnim smetnjama.

Kada Newport govori o sustavima radnog tijeka, on ih definira kao "skup navika i alata koji se koriste za organizaciju posla koji radite i kada ga obavljate. A kad [on] kaže "učinkovit", [on] se odnosi na količinu vrijednosti koju proizvedete ".

Iz te je definicije jasno da se FHP ne oglašava kao sustav koji vlada svim sustavima. Možda nije prikladan za vaš vlastiti posao, ali svakako ga vrijedi razmotriti. Ukratko, to je alternativa, slična drugim sustavima poput Davida Allena Odraditi posao Organizirajte 2015: Naučite borilačku vještinu postizanja stvari [Stvari koje treba gledati]Ikad se zapitate zašto se čini da uvijek uspješni, natprosječni uspjesi drže hladnu glavu? Čitaj više , monotasking Dovršite stvari: 10 nadahnjujućih videozapisa za povećanje vaše produktivnostiUmjesto da prolazite kroz svaki video kanal na YouTubeu, mislili smo da ćemo olakšati teret i preporučili smo nekoliko isječaka s izborom koji će vam reći kako povećati vašu produktivnost. Čitaj više , i vremensko blokiranje Blokiranje vremena - tajno oružje za bolji fokusTražite li učinkovitiji način organiziranja radnih dana? Pokušajte s vremenskim blokiranjem. Ova taktika upravljanja vremenom može vam pomoći u praćenju, istovremeno zadržavajući distrakcije, odugovlačenje i neproduktivno obavljanje više zadataka. Čitaj više . Planiranje potpunog horizonta je ujedno i aglomeracija i uklanjanje dijelova ovih ideja. Dopustite da parafraziram Newportovo objašnjenje.

• Svaki bi vam se projekt trebao nalaziti u kategorizaciji latentan, ili aktivan.
• Neuspjeli projekti trebali bi se prijavljivati, ali redovito pregledavati.
• Kada se projekt promovira u aktivan statusa, mora se odrediti detaljan plan kako će se projekt završiti.

Kada je u pitanju planiranje aktivan Projektima se ne biste trebali baviti apstrakcijama, već "izravno s grubom fizikalnošću vremena". To znači:

"Na mjesečnoj razini znam u kojim ću tjednima raditi na projektu, a tek kad dođem do tih tjedana planiram utvrdim u kojim ću danima raditi, a tek kad dođem do određenih dana, shvatit ću koji će sati pojesti.”

Ovaj pristup čini daleko manje vjerojatnim da ćete prekomjerirati, omogućujući vam da efikasnije planirate i dobijete više svog vremena.

Previše ljudi točno planira koje zadatke će obavljati, u koje točno određene dane, možda čak i mjesece unaprijed. To ne ostavlja prostora za stvarni život. Sa samo nekoliko dana bolovanja ili dodatnim obvezama, cijeli sustav može pasti u nered.

Mislim da je primjer na redu. Upotrijebit ću snimke zaslona iz Trello (pročitajte naše pisanje Trello - jedinstven, jednostavan i moćan sustav upravljanja projektima iz dobrog domaZnači li vam ime Joel Spolsky? Ako je tako, htjet ćete pročitati ovaj post, jer prikazuje najnoviji i najveći projekt Spolskog. Ako ne, trebali biste znati da je ovo ... Čitaj više ) da vam pokaže kako možete organizirati ovaj sustav rada unutar takve platforme.

Postavljanje odbora Trello

Ovo nipošto nije jedini način postavljanja Trella za ovaj sustav, ali meni djeluje jedan. Postavite četiri "liste".

1. Popis svih aktivnih i uspavanih projekata.
2. Popis onoga što trebate riješiti u nadolazećem mjesecu i tjedana u kojima se neke stvari trebaju dovršiti (nemojte još dodavati nikakve podatke o tome).
3. Popis onoga što trebate raditi ovaj tjedan, a koji dana.
4. Popis zadataka koje je danas potrebno dovršiti.

Nakon što ste sve svoje projekte dodali na popis "Projekt", označite one koji su aktivan s obojenom “etiketom”. Također koristim ove projekte kako bih ih osigurao.

Napišite pregled projekata

Zatim kliknite na prvi od aktivnih projekata i napišite komentar u kojem ćete detaljno opisati što trebate učiniti, u širokom, praktičnom smislu i otprilike do kada. U ovom primjeru pretpostavljam da svaki projekt traje nekoliko mjeseci. To vam omogućuje da zaista shvatite što vam je potrebno i možete početi shvaćati kako najbolje strukturirati zadatke. Učinite to za svaki vaš aktivni projekt.

Napomena: Ovo je prva razina granularnosti. Tim zadacima još ne trebate dodijeliti određene tjedne, dane ili vremena.

Isplanirajte ovaj mjesec (jednom mjesečno)

Trebali biste to ciljati na početku svakog mjeseca. Na temelju komentara koje ste upravo napisali za svaki od vaših aktivnih projekata trebali biste biti u mogućnosti vidjeti što treba ispuniti do kraja ovaj mjesec.

Svaku od ovih prekretnica stavite na ovu listu kao posebnu pločicu i označite je odgovarajućom bojom (iste boje kao i aktivni zadatak na koji se odnosi), tako da lako možete vidjeti kojim se projektom taj zadatak bavi. Odlučite sada u kojim ćete tjednima tijekom ovog mjeseca raditi na ovim pojedinačnim prekretnicama.

Slobodno duplicirajte zadatak ili ga podijelite na pod-zadatke, ako ćete raditi na njemu nekoliko tjedana ovog mjeseca.

Sada na početku svakog mjeseca otprilike znate koje ćete zadatke morati obaviti do kraja svakog tjedan. Ako ne ispunite nijednu od ovih prekretnica, jednostavno malo premjestite stvari tako da u konačnom roku još uvijek možete realizirati cjelokupni projekt.

Isplanirajte ovaj tjedan (jednom tjedno)

Prvo u ponedjeljak ujutro, provjerite odgovarajući tjedan na popisu "Ovaj mjesec" da biste vidjeli što trebate riješiti u narednih nekoliko dana.

Uzmite ovo vrijeme da svaki od ovih zadataka prevučete na popis "Ovaj tjedan" i odlučite koji dana tim ćete stvarima posvetiti vrijeme.

Ako opet trebate podijeliti zadatke na poddatke ili ih duplicirati, nastavite. Ako ste, primjerice, krajem prošlog tjedna otkrili da ste održali tečaj treninga, primjerice, u srijedu, sada možete vrlo lako strukturirati svoj raspored.

Planirajte danas (jednom dnevno)

Na početku svakog dana provedite planiranje 10-15 minuta na temelju zadataka u Ovaj tjedan kako ćete provoditi svoje vrijeme kako biste osigurali da postignete te prekretnice. Dakle, ponovo povucite odgovarajuće stavke iz Ovaj tjedan popis, na Danas popis.

U ovoj se fazi preciznosti stvari mogu brzo promijeniti, stoga imajte to na umu i budite spremni promijeniti svoj plan na temelju tih odvraćanja. Ali namjerno izdvajajući određene vremenske blokove i imajući samodisciplinu da se drži plana, što je više moguće, puno je vjerojatnije da ćete dovršiti ono što je potrebno.

U gornjem primjeru možete vidjeti da je cijeli radni dan planiran, uključujući sastanke, pozive i odgovaranje na e-poruke. Ključni zadatak podijeljen je u dva odvojena razdoblja.

Na kraju svakog dana očistite znak Danas popis. Na kraju svakog tjedna očistite znak Ovaj tjedan popis. I na kraju svakog mjeseca očistite to Ovaj mjesec popisu i počnite iznova pregledom projekata.

Čineći to navikom

Kao što se može nadati, ovo je sustav izgrađen za one koji slijede niz relativno složenih projekata. Ljudi koji moraju ispuniti brojne rokove, a da se ne zaključe u unaprijed postavljenu rutinu i raspored koji je unaprijed diktiran tjednima ili čak mjesecima.

Nakon što se nekoliko tjedana upoznate s ovom rutinom, brzo ćete saznati je li za vas. Ako vam se sviđa ovaj sustav, taj vremenski okvir trebao bi vam biti dovoljan da uredite sustav naprijed naveden, tako da radi učinkovito za vaše specifične potrebe. Tek tada će uroniti kao navika.

Ostale postavke

Fizičke bilježnice

Ako ne želite koristiti Trello ili biste radije koristili ovaj sustav u nekoj drugoj postavci, postoji nekoliko opcija. Sam Newport koristi izbor prijenosna računala. Korištenje fizičke olovke i papir zapravo može pridonijeti više 6 jednostavnih razloga zašto papir i dalje može biti vaša aplikacija za produktivnost ubojicaPapir može biti snažniji alat za produktivnost od računala ili dodirnog uređaja i ne treba ga odmah odbacivati. Niste uvjereni? Evo šest razloga zbog kojih je papir još uvijek relevantan. Čitaj više nego što možda mislite na svoju produktivnost. Svaka bilježnica predstavlja različitu razinu preciznosti: mjesec, tjedan, dan, tako da može brzo zapisati promjene u svom rasporedu ako i kada su potrebne.

Evernote i OneNote

Druga alternativa su alati poput Evernote ili Jedna nota. Ovo možete postaviti na potpuno isti način na koji Newport koristi fizičke bilježnice. Postavljanje a nova bilježnica OneNote je sada potpuno besplatan s više značajki nego prijeEvernote više ne propisuje opseg aplikacija za uzimanje bilješki. Microsoft je nedavno najavio da će OneNote biti besplatniji nego ikad prije. Dopustite da vam pokažemo što to znači u pogledu značajki i funkcionalnosti. Čitaj više za svaku razinu granularnosti koja vam je potrebna (pogledajte dolje). Zatim slijedite korake slične gore navedenim da biste ih ažurirali. Jedino mi je važno kod ovog pristupa to što postoji mnogo klikova naprijed i natrag između različitih bilježnica, što zato radije koristim Trello, gdje se većina informacija može vidjeti na prvi pogled i koje se mogu vrlo lako kretati lako.

nadmašiti

Ako ste osoba u Excelu, jedno potencijalno rješenje je ponovno stvoriti izgled koji smo postavili u Trellu. To vam uspijeva, ali premještanje zadataka i promjena njihovog redoslijeda je zamršenije stanice za kretanje Ušteda vremena s tekstualnim operacijama u ExceluExcel može činiti magiju brojevima i podjednako dobro može podnijeti znakove. Ovaj priručnik pokazuje kako analizirati, pretvarati, zamijeniti i uređivati ​​tekst u proračunskim tablicama. Te će vam osnove omogućiti da izvodite složene transformacije. Čitaj više , nego da jednostavno vučete i ispuštate. Ako radije imate manje podataka na jednoj stranici, uvijek možete postaviti nove kartice Projekti, ovaj mjesec, ovaj tjedan, i Danas.

Može li FHP raditi za vas?

Planiranje potpunog obzorja sustav je toka rada koji znači da možete upravljati s više projekata bez potrebe da se obvezujete na rasporede koje ili ne možete stvarno predvidjeti ili ne možete kontrolirati.

Nema sumnje da ovaj "sustav zahtijeva više ulaganja mentalne energije od usporavanja roka od roka do roka, a sigurno ne bi radio za sve vrste poslova". No, on je glavni doprinos Newportovoj značajnoj produktivnosti u akademskim krugovima, pisanju blogova i autorstvu, osiguravajući pritom da rijetko radi prije 17:00 bez izgaranje Programiranje izgaranja: kako povratiti izgubljenu motivacijuPisanje svih tih redaka koda može se iscrpiti fizički i emocionalno. Sve što trebate da se vratite je svijest da se motivacija može povratiti. Čitaj više .

Mislite li da je ovo sustav rada koji bi mogao koristiti? Kako biste to trebali usvojiti u vlastitoj karijeri? Ili postoji sustav koji djeluje učinkovitije Sustav s tri štrajka: Kako odrediti prioritet na vašem popisu obavezaNe prolazite li kroz vaš popis obaveza? Problem možda nije u vašoj produktivnosti, možda su vam to samo prioriteti. Naučimo kako dati prioritet popisu zadataka i ispuniti stvari. Čitaj više za tebe?

Kreditna slika: iscrpljena poslovna žena napisao Piotr Marcinski preko Shutterstock, 40+235 autorica Barka preko Flickr-a