5 načina za učinkovito vođenje sastanaka i zaustavljanje gubljenja vremena

Oglas

Svi mrze sastanke, ali svi znaju da su istovremeno važni. Pa kako učiniti sastanke efikasnijima umjesto velikim gubitkom vremena? Te web stranice i aplikacije mogu vam pomoći.

Alati u ovom članku bolje su prilagođeni osobnim sastancima. Iako ih možete koristiti i za udaljene timove, bolje vam je s najbolji besplatni online alati za sastanke za suradnju sa svojim timom 6 najboljih besplatnih alata za mrežni sastanak za suradnju sa svojim timomMali timovi ne trebaju skupe poslovne aplikacije za suradnju. Evo šest fantastičnih alata pomoću kojih možete upravljati podacima, komunikacijom i još mnogo toga svog tima. Besplatno. Čitaj više . Od videokonferencija do upravljanja projektima, na tom je popisu za svakoga ponešto.

Zelena salata (Web): Pronađite kada se možete upoznati, nije potrebna prijava

Iritantno je prijaviti se na novu uslugu za svaki mali zadatak. Lettuce Meet jednostavna je web aplikacija za pronalaženje najpovoljnijeg datuma i vremena za sve koji se mogu upoznati, pitajući za njihove postavke.

To je strašno jednostavno. Započnite željeni sastanak s njegovim imenom i svrhom, a zatim dodajte datume s kojima se možete susresti i svakog dana odaberite slobodne vremenske intervale. Pošaljite jedinstveni URL Lettuce Meet bilo kome drugom, koji može dodati svoje vlastite dostupnosti na sličan način. Besplatni prorezi svih sudionika (označeni zelenom bojom) preklapaju se jedan s drugim, pokazujući vam najbolja vremena za upoznavanje.

Zelena salata jedna je od tih jednostavnih alate za suradnju bez potpisivanja 10+ alata za suradnju bez prijave koji možete koristiti za 10 sekundiSuradnja na mreži može uštedjeti vas i vaš tim i vrijeme i novac. Brza suradnja može uštedjeti malo više. Ovi su alati spremni za upotrebu kada budete. Nije potrebna registracija. Čitaj više koji vam pomažu da završite stvari bez da skačete kroz obruče. U vašoj tvrtki lakše je koristiti Google kalendar ili Microsoft Outlook. Ali kada se radi o sastanku s vanjskim ljudima, kao što su klijenti ili kupci, alat za buku poput Lettuce Meet-a neutralniji je put.

Treba li često izdržati duge i besmislene sastanke? To se obično događa jer se osoba koja vodi sastanak nije dovoljno dobro pripremila. Ovaj će popis za provjeru sastanaka osigurati da se susret odvija glatko i za voditelja i za sudionike.

Popis za podjelu podijeljen je na zadatke za prije, za vrijeme i nakon sastanka. Dio "Tijekom" prepun je sitnih sitnica na koje biste trebali obratiti pažnju, jer to su stvari koje često skreću sastanke. Na primjer, „jedna tema će se raspravljati odjednom“ i „svaka će se tema dnevnog reda završiti glasno“ izgleda trivijalno, ali oni će prijeći dosta vremena u osiguravanju uspjeha sastanka.

Možete ispisati cijeli popis za nositi sa sobom na sastanak. Tim za provjeru sastanaka potiče vas da kliknete sve gumbe kontrolnog popisa i pošaljete ga svim sudionicima, jer proglašavanje ciljeva glasno stvara malo društvenog pritiska koji će vam pomoći u obavljanju. To je slično kao upravljaju skupinom za postizanje ciljeva Kako vam grupa Mastermind može pomoći u postizanju više ciljevaIzraz "mastermind group" ovih se dana mnogo baca u sferi osobnog razvoja, ali što su točno oni, rade li i kako biste mogli osnovati vlastitu grupu? Čitaj više .

Za svaki je sastanak potreban fiksni dnevni red. Ako to nemate na svom mjestu, uputili ste se na krivudavu raspravu u kojoj se ništa ne može učiniti i svi gube svoje vrijeme. Da biste naučili kako postaviti dnevni red sastanka, koristite ove besplatne predloške kao vodiče.

Popis besplatnih predložaka Smartsheet-a obuhvaća niz različitih scenarija sastanaka: neformalni sastanak, poslovni sastanak, sastanak odbora, sastanak tima, jednostavan sastanak, tjedni sastanak itd. Možete koristiti ove predloške u programu Microsoft Word, Google Docs ili bilo kojem programu za obradu teksta koji podržava format datoteke DocX.

Iako su predloške dobra okosnica za postavljanje dnevnog reda, obavezno pročitajte Harvard Business Review savjeti o tome kako osmisliti dnevni red sastanka. Ima nekoliko sjajnih trikova, poput nabrajanja tema kao pitanja na koja tim mora odgovoriti, umjesto generičkih, otvorenih naslova.

Na kraju, ako u gore navedenim predlošcima dnevnog reda ne pronađete ono što vam treba, pogledajte naš popis drugih 15 predložaka dnevnog reda sastanka za Word 15 besplatnih predložaka dnevnog reda za sastanke za Microsoft WordOve besplatne predloške dnevnog reda sastanka za Microsoft Word mogu vas odvesti u sjajan početak za bilo koju vrstu sastanaka. Čitaj više .

AgreeDo (Web): uzmite zapisnike o sastanku, podijelite ih i dodijelite zadatke

Jedna osoba u svakom sastanku treba imati zadatak voditi minutažu. "Zapisnik sastanka" u osnovi je popis svega što se bilježi što se dogodilo. To mogu biti zadaci, informacije, tematske rasprave ili više. AgreeDo vam pomaže da to lako i besplatno odvojite.

Jednostavno je stvoriti račun, postaviti sastanak i pozvati sudionike. Svaka se stavka može označiti kao jedna od četiri vrste: informacija, odluka, zadatak ili tema. To olakšava nekome koji traje nekoliko minuta kako bi odmah zapisao stvari, a kasnije ih pretvorio u pravu kategoriju.

Zadaci se mogu dodijeliti sudionicima dodavanjem njihove e-pošte, a možete joj dati i rok. Na svaki sastanak možete dodati i jedan privitak. Sudionici također mogu dodati komentare u zapisnike.

Besplatna verzija AgreeDo-a ograničava vas na četiri sastanka mjesečno i tri sudionika i jedan prilog po sastanku. Premium verzija može povećati ta ograničenja prema vašim potrebama.

Dobra je praksa završiti svaki sastanak prelazeći na njegove zapisnike i osigurati da se svi s njima slažu. Ako AgreeDo nije vaša šalica čaja, možete je koristiti predlošci minuta sastanka 12 najboljih obrazaca za minute sastanka za profesionalceZapisnik formata sastanka bilježi osnove. Da biste brzo primijenili MOM format, upotrijebite jedan od ovih predložaka minuta sastanka. Čitaj više za Microsoft Word ili Google dokumente.

Ne radi se samo o ustajanju (e-knjiga): besplatni vodič za svakodnevne jutarnje sastanke

Aplikacija za upravljanje projektima Qlutter namijenjena je učinkovitom radu. Sastavili su besplatnu e-knjigu koja podučava vlastite prakse kako voditi efikasan i djelotvoran svakodnevni jutarnji sastanak.

Kroz osam poglavlja, knjiga govori o prednostima jutarnjih sastanaka, kako upoznati svoj tim s tom idejom i kako voditi sastanak. To je kratka knjiga na 44 stranice, ali na kraju ćete se osjećati bolje osposobljeni za vođenje dnevnih sastanaka u obliku stand-up ili scrum sastanka.

Ako želite knjigu, morat ćete se prijaviti na bilten Qlutter nakon čega je možete dobiti u PDF, mobi ili epub formatu. Lakše je poslati izravno na Kindle.

Preuzimanje datoteka: Ne radi se samo o ustajanju (e-knjiga) [Više nije dostupno]

Što učiniti kada ne vodite sastanak

Dakle, sada imate jednostavne alate za postavljanje sastanka, izradu kontrolnog popisa kako biste ga pratili, određivanje dnevnog reda i nekoliko minuta. Čak znate i učinkovito voditi dnevni sastanak. Ali sve je to beskorisno ako ne vodite sastanak.

U slučaju da je sastanak nazvao vaš šef i oni imaju tendenciju da dozvoljavaju sastancima da besciljno lutaju, morate nešto učiniti po tom pitanju. Započnite slanjem ovog članka na osam pravila koja šef treba znati za učinkovite sastanke Napravili ste neučinkovite sastanke? Pošaljite ovih 8 pravila svom šefuAko je sastanak dobro organiziran, nema razloga da ne poveća produktivnost, smisao i moral. Evo nekih pravila koja treba slijediti za učinkovite sastanke. Čitaj više . Učinite to uljudno ili pošaljite anonimno.